Kaj je elektronski dokument?

Stopnja informatizacije danes poziva k prehodu na "brez papirja" vodenja pisarne. Temelji na elektronskem dokumentu, ki je v nasprotju s tradicionalno, značilna številne nove lastnosti in značilnosti. Doslej ena definicija tega pojava ne obstaja v zakonu niti v znanstvenem svetu Rusije.

Pojem "elektronski dokument" pojavil že leta 1970. Tako smo začeli, da se imenuje "strojno berljive dokumente." Njihova posebnost je, da morajo biti ustvarjena s pomočjo računalniške tehnologije in je primeren za računalniško obdelavo. V tem primeru, se zahtevani podatki so strogo v skladu z ustaljenim postopkom za vse dokumente.

Elektronski dokument - je predmet informacije, ki sestoji iz dveh obveznih delov: 1) podatki (ime, podatki o avtorju, čas, kraj izvora, itd) in elektronski digitalni podpis; 2) glavni del vsebine, ki jo sestavljajo besedila, grafični in številčni podatki obdelujejo kot enota.

Elektronski dokument podpiše s kvalificiranim elektronskim podpisom, tako da ustreza papirju s svojo roko podpisan. Podatki so predstavljeni v njem v digitalni (elektronski) obliki. Zaznavanja podatkov, ki uporabljajo računalnike lahko posredujejo informacije o telekomunikacijskih omrežjih, proces - v informacijskih sistemih. Če je potrebno, se lahko dokument v obliki za prikaz na zaslonu in na papirju.

Elektronski dokument - cikel življenje elektronskih dokumentov v podjetju (organizacija, podjetje), da bi jih prejeli, spremeniti status (odobreni, sporočijo, v znaku, zaprt, itd) odpovedi arhiva. Tak dokument se včasih označuje kot "potek dela», ki je značilna za gibanje dokumentov, kot sam tok posameznih del v določenem poslovnem procesu. Celoten elektronski sistem za upravljanje z dokumenti vključuje programsko opremo, ki jo potrebujete za organiziranje in vodenje tega vrste življenjskega cikla dokumentov.

Elektronskih dokumentov in potek dela, ki temelji na njej imajo več prednosti pred tradicionalno. Omogočajo osebje organizacije za nadzor, ne samo svoje področje dela, ampak celoten proces. Uporabite elektronski arhiv je veliko bolj udoben kot papir. Zmanjševanje čas za prehod njegovo usklajevanje in izvajanje dokumenta je mogoče najti v nekaj minutah. Na splošno velja, da je bolj ekonomično kot papir. Obstaja zelo veliko programske opreme elektronskih dokumentov za upravljanje ( "motiv", "E1 Evfrat", "DocsVision", "1C: dokument". In druge).

Trenutno je Shade tuje izkušnje urejanja odnosov na področju elektronskih dokumentov v pravnem smislu. V Rusiji se je problem ureditve teh razmerij ni prejela zakonodajne odločitve, čeprav so poskusi na sprejetje zakona (2005). Sprejetje zakonodaje na te vrste papirja - ena od pomembnih smeri pravne ureditve.