Sistem za upravljanje elektronskih dokumentov (EDMS), da so ti elementi in priporočila

Do pred nekaj leti je bilo o elektronski sistem za upravljanje z dokumenti besedilu svetlo prihodnost. Danes se pogosto uporabljajo v zasebnih in javnih podjetjih. Najpomembneje pa je, da povpraševanje raste v SED. Kaj je elektronski sistem za upravljanje dokumentov in kako deluje, preuči primer sedanjega ruskega sistema.

predpogoji

Da bi bolje razumeli, kako program EDS, ki jih je treba upoštevati osnovne koncepte in cilje. So ključni dejavniki, ki določajo izbiro enega sistema ali drugega.

Če lahko organizacija deluje v uradni nadzor, da je treba v dokumentu št. S prihodom poslovnih procesov je potrebno za kontrolni mehanizem, s pomočjo naročenih dokumentov. Če ne sodelujejo v transakcijah pravočasno, bodo začeli graditi in izgubijo.

Druga možnost je, nosilec papir, poseben sistem za shranjevanje datotek na strežniku. Ampak to deluje za dolgo. S povečanjem količine večje povpraševanje za shranjevanje in sinhronizacijo podatkov.

Obstaja dilema: ali naj se uporabi za shranjevanje starega papirja ali sed. Kar je pomembno, je mogoče dobiti prek elektronskega sistema? Izboljšanje učinkovitosti organizacije.

ekonomski učinek

zmanjšanje stroškov in povečanje rezultate: operativna učinkovitost je mogoče na dva načina povečala. DMS dokumenti ne morejo doseči dva cilja hkrati. To pomeni, da je uvedba sistema omogoča organizaciji, da bi porabili manj, vendar zaslužijo več.

Stroški znižanje se izvede z zmanjšanjem papir stroške, režijske čas, pospešiti izmenjavo informacij, spremembe v korporacijske kulture.

Za oceno učinkovitosti te uredbe določa program EDS, kar potrebujete za izračun stroškov dela na oblikovanje papirnih dokumentov. Ocenjene svetovalnih podjetij, take operacije zasedajo 20% časa. Sistem ruske birokracije, je potrebno še več kot to - 60% časa. Uvedba SED bo zmanjšanje teh stroškov vsaj 10-krat.

pisarniško poslovanje in upravljanje z dokumenti

Ta dva pojma sta povezani. Dokumentacijo - izraz, ki se nanaša na formalno nizom pravil za delo z dokumenti. Nekateri sistem EDS se lahko prilagodi v skladu s pravili pisarni, vendar pa so ti sistemi, na podlagi katerega je že oblikovano dokumentacijo.

Dokument je enota podatkov za shranjevanje v EDS. Workflow nastane iz različnih virov: drugi sistemi, aplikacije, e-pošto, ampak predvsem - od skeniranega papirja. Zato, skenerji in druga oprema so sestavni del SED. Trgovin sistem vse dokumente, je njihova zgodovina, skrbi za organizacijo gibanja, nosi s seboj tudi poslovne procese.

Na tej podlagi je odločitev, vrstni red in vrstni red EDS. Z njimi, in ki ga je vodenje organizacije. Vsak dokument, na voljo z "Pomoč". Nastavitev polja na obrazcu je odvisna od vrste dokumenta. Informacijski sistem je shranjena v bazi podatkov za vsako področje kartice.

Funkcije in naloge SED

Program za upravljanje z dokumenti je namenjen za reševanje teh problemov:

• sistemizacija dela z dokumenti.
• ustvarjanje dokumentov iz predlog, skladiščenje registraciji;
• Avtomatizacija računovodstva;
• razvrščanje dokumentov.

Dovolite nam, pozorno preuči funkcijo sed. Programska oprema za upravljanje z dokumenti se uporablja za:

• ustvariti kartice.
• oblikovanje besedila dokumenta;
• shranjevanje podatkov v obliki PDF ali MS Word obliki;
• Pravice dostopa uporabnikov nadzora;
• ustvarjanje poti;
• Dokumenti za nadzor prometa;
• pošilja obvestila, opomnike;
• sečnja, priročniki, razvrščevalniki;
• Nastanek navodila;
• Iskanje in podpisovanje dokumentov;
• Poročila, ki ustvarjajo.

Za funkcije na ravni celotnega sistema, vključujejo:

• daljinsko delo z dokumenti;
• Uporaba baze podatkov za shranjevanje podatkov;
• hkratno delo z EDS;
• varnost s potrdili, črtne kode, in osebno.

Prednosti in slabosti

Prehod na EDS ima več prednosti kot slabosti. Vendar pa se lahko ustrezno organizira projekt uniči vse prednosti avtomatizacije. Cilji izvajanja EDMS mora biti dosegljiv. Prednosti so:

• centralizirano strukturirano shranjevanje podatkov;
• enak pristop k ustvarjanju in obdelavi dokumentov;
• uporabo predloge;
• iskanje;
• Revizija dostop.

Pomanjkljivost je visoki začetni stroški in temeljito delo na usposabljanju uporabnikov.

Postopki za ravnanje dokument

Elektronski dokument, EDMS skozi več faz, v okviru katerega so dokumenti dodeljene določene lastnosti. Obdelava se izvede tako ročno in samodejno. V drugem primeru:

• pogoji prehoda med stopnjah;
• ločevanje poti;
• cikli za obdelavo;
• teči sub, ure, postopke obdelave;
• opredeljeni uporabniške vloge.

Vrste zdravljenja:

• Ustvari dokument.
• Urejanje.
• Preimenovanje.
• Premikanje.
• Varčevanje.
• Indeksiranje.
• Brisanje.

EDS o stroških

Celotni potek dela ne more delovati brez licenčnim strežnikom, popolno prilagajanje in usposabljanje vseh uporabnikov. Vsak od teh elementov zahteva veliko denarnih izdatkov. Poleg tega ne smemo pozabiti na integracijo EDS z drugimi sistemi, posodabljanje baz podatkov in programske opreme, tehnično podporo in druge svetovalne storitve za podporo stroškov.

Izvajanje SED

Izvajanje projekta lahko traja več mesecev. Postopek je odvisen od količine dokumentarnega procesov in finančnih, institucionalnih in virov zmogljivosti. Izvajanje poteka na tak algoritem:

• oblikovanje delovne skupine, določanje glave;
• opredelitev ciljev in ciljev;
• pregled obstoječih procesov dokumentacije;
• Razvoj tehničnih specifikacij;
• Izbira EDS;
• sklenitev sporazuma o izvajanju strategije o invalidnosti;
• razvoj in odobritev predpisov dela;
• Preverjanje začetno polnjenje imenikov;
• predhodni test EDS;
• usposabljanje osebja;
• izvajanje preizkus EDS;
• Analiza rezultatov delovanja testne;
• popravljanje napak;
• polno izvajanje SED.

uvedba napake

Posebno pozornost je treba nameniti tistim procesom, ki zahtevajo prisotnost papirni dokument. Glavna napaka - je podvajanje papirni dokument v elektronski obliki. To otežuje delo in povzroča negativen odnos do avtomatizacije. Za izvedbo dvojnega dela nihče ne plačuje. Moramo zgraditi avtomatiziranih procesov, brez podvajanja. Druga napaka - za nepripravljenost osebja. Najpogosteje se novi procesi zaznavajo s sovražnostjo. Zato moramo pojasniti, da zaposlenim, zakaj je uvedenih sed, zato so namenoma šli v procesu treninga.

Tehnologija za shranjevanje dokumentov

Elektronski dokument EDS vključuje atribute, na podlagi katerih se iskali, razvrščanje in združevanje poročila gradnje. Včasih je dokument ustvarjen iz predloge, včasih - s prenosom podatkov iz baze podatkov. Atributi so shranjeni v tabelah. Datoteka sama postavi v mapo za shranjevanje, informacije iz njega - v imeniku baz podatkov. Dostop do podatkov, ki se dobi le uporabniki EDMS sistema.

Kaj je tok skeniranje?

Tok oplemenitenja dokumente, ki mu sledi postavitev vzorcev v datoteko doseči z uporabo skenerjev. Med postopkom skeniranja lahko samodejno ustvari črtne kode na dokument in njegovo registracijo v podatkovni zbirki in nato osredotočil na določeni progi.

OCR

Ta elektronski sistem za upravljanje z dokumenti DMS pretvori elektronsko podobo dokumenta v obliki JPEG fotografij ali besedilni obliki. To uporabe posebne programske opreme kot samostojna aplikacija ali integrirano ESCOM.BPM v SED. Kaj je ESCOM.BPM? To priznanje programski dokumenti, tipkani z različnimi pisavami. Opozoriti je treba, pa je, da imajo samostojne aplikacije več funkcij in celo prepozna rokopis besedila.

barcoding

Ta tehnologija omogoča niz postopkov za vzpostavitev in uporabo grafičnega črtne kode na dokumentu. Edinstven črtne kode se ustvari prek strežnika sistema. On skrbi za identifikacijo dokumenta, njegovo hitro iskanje na podlagi območij distribucije in skladiščenja. Pri registraciji je dokument natisnjen na nalepki črtne kode, ki ustreza identifikatorjem elektronskih kartic. On je prilepljena tiskani različici dokumenta.

EDS

Digitalni podpis omogoča, da preveri pravilnost dokumentov in podatkov nespremenljivosti. Podpis se opravi s pomočjo kriptografsko programsko opremo, in ključe - certifikat. Slednji je datoteka v posebni obliki, ki se regenerirajo v sredini izdaji dovoljenja. Da bi zagotovili varnost informacij, je treba hraniti potrdilo na pametni kartici ali ključni I-žeton. Ti so zaščiteni s PIN-kodo. Če je PIN vpisana večkrat narobe, potem je potrdilo samodejno blokiran.

Full-besedilo in iskanje atribut

Lastnost iskanje se izvaja s posebno obliko nekaj vrednosti na področju kartic. Na primer, "nasprotne" merilo zagotavlja podatke o iskanjih na področju "sprejemnik" ali "Sender". Sistem primerja vnesene kriterije iz podatkov v kartice in shrani rezultat v teh kartic, ki so bile naključje. Iskanje se izvaja ob upoštevanju natančno ali delno tekme.

iskanje po celotnem besedilu se izvaja v skladu s podatki v dokumentu, vključno besednih oblik s pomočjo vgrajenih orodij za baze podatkov, kot so MS SQL Server, Oracle. Za je treba polno iskanja datotek vnesejo v podatkovno bazo v obliki dokumenta (doc), mize (XLS), predstavitve, poročila.