Sočasno tveganje za dokumente

Vsaka »civilizirana« organizacija si prizadeva organizirati svoj delovni proces na najboljši možen način, če je mogoče, sprejme vse razumne in dostopne ukrepe za zaščito dokumentov pred neželenimi posegi nepooblaščenih oseb. O čem govorimo?

Vsi vedo, da obtok dokumenta nosi ustrezna tveganja tretjih oseb. Veliko jih je. Bodimo pozorni na najpomembnejše in najpogostejše. Tveganja, povezana s kroženjem dokumentov, so:

1. Tveganja razkrivanja zaupnih podatkov
2. Tveganja zamenjave dokumentov

Tveganja razkrivanja zaupnih podatkov

Zaupne informacije v tem kontekstu je treba razumeti v širšem pomenu besede, in sicer kot informacije, ki so razvrščene kot omejeni dostop. Pomembnost zaupnih informacij dokazuje dejstvo, da je glede tega vprašanja precej obsežna zakonodajna podlaga.

Tukaj so samo nekateri zakoni, ki delno ali v celoti urejajo to področje:

1. Zvezni zakon z dne 29.07.2004 N 98-FZ "O trgovski skrivnosti" (poslovna skrivnost).
2. Zvezni zakon z dne 27. julija 2006 N 152-FZ "O osebnih podatkih" (osebni podatki).
3. Zvezni zakon z dne 02.12.1990 št. 395-1 "O bankah in bančnih dejavnostih" (bančna tajnost).
4. Zvezni zakon z dne 31.05.2002 N 63-FZ "o zagovorništvu in pravni stroki v Ruski federaciji" (odvetnikova skrivnost).

Tveganja, povezana s kroženjem dokumentov, se zelo pogosto pojavljajo v podjetniških dejavnostih. To je nekaj takega kot "proizvodni stroški", brez katerih ne moremo storiti, vendar jih je mogoče nadzorovati in "voziti" do razumnih omejitev. V nasprotnem primeru morda ne bo dobro za poslovanje kot celoto.

Razkritje vseh zaupnih informacij lahko povzroči precej oprijemljive izgube za podjetje. Najpogostejše grožnje so malomarnost zaposlenih in krajo informacij. Da bi to preprečili, je priporočljivo, da se kroženje dokumentov izvaja v skladu s pravili, ki jih podjetje strogo določa, kar si sami določite na lastno presojo. Na primer, lahko uporabite določeno določitev prehoda in lokacije vsake pogodbe na podjetju ali uvedete osebno in obvezno odgovornost za varnost in računovodstvo pogodb ter postopek za njihovo ravnanje. Bilo bi nepotrebno izvajati sistematične preglede v podjetju za obstoj ustreznih pogodb. V vsakem primeru so potrebne stroge zahteve glede pogojev za shranjevanje naročil in omogočanje dostopa do njih, brez katerih je težko predstavljati varnost dokumentov.

Tveganja zamenjave dokumentov  

Najbolj ranljivi so po mojem mnenju v tej izdaji seveda pogodbe, kot dokumenti, ki so pravna podlaga za opravljanje poslovnih transakcij v računovodskem in davčnem računovodstvu.

Večina pravnih sporov v zvezi s ponarejanjem dokumentov, in sicer zamenjavo pogodbe, bi se lahko izognili, če bi stranke med sklenitvijo pogodbe sprejele vrsto preprostih ukrepov za zaščito pred posegi tretjih strani.

Najnovejše informacijske tehnologije, čudno, omogočajo, na eni strani, zaščito dokumentov od njihove zamenjave, na drugi strani - za izvajanje te zamenjave na visoki, strokovni ravni. In to je dejstvo. Poleg tega, da bi bili popolnoma iskreni, vam nihče ne bo dal 100-odstotno zaščito, vendar to ne pomeni, da ne bi smeli sprejeti nobenih razumnih ukrepov za zaščito dokumentov. Seveda, to je potrebno! Zlasti pogodbe, ker so tiste, ki so najpogosteje prizadete (ne štejejo primarne).

Z nadomeščanjem dokumentov lahko uporabite različne metode in metode. Prvič, bodite pozorni na stare, časovno preizkušena orodja, namenjena zaščiti dokumentov pred prevarami. Ne zanemarjajte jih. So precej učinkoviti in hkrati preprosti.

Tukaj je nekaj od njih:

• Stranke podpisujejo vsak list pogodbe.
• Strežniška programska oprema.
• Uporaba posebnega papirja za pogodbe.

Najboljši način za zaščito pogodbe je kombinacija različnih načinov.

Po tej metodologiji pri sklepanju pogodb ni formalnost ali poklon modi. V ruskem poslovnem okolju je to nujna potreba. Tudi preprosto podpisovanje posameznih listov pogodbe s strani stranke zagotavlja dovolj zanesljivo zaščito pogodbe od zamenjave.

Poleg tega se lahko uporabljajo tudi sodobne tehnologije. Kljub svoji navidezni kompleksnosti nudijo ogromne priložnosti za sodobno poslovanje. Na primer, uporaba pečatov v pogodbah s skrito sliko je živahen primer tega. Brez pretiravanja lahko rečem, da je to eden izmed najboljših načinov, kako se zaščititi pred prevaranti. Bistvo je, da je skrita slika na pogodbi, ponavadi v samem tisku. Običajno oko ni vidno in posebne pripomočke, kot je povečevalno steklo itd., Tukaj ne bodo pomagale. Skrito sliko je mogoče videti samo s posebnim, tako rekoč, »kontrolno predlogo«, ki je na voljo le lastniku tiskanja. To je neke vrste "ključ", ki določa verodostojnost tiska.

Tveganja razkritja zaupnih informacij in tveganje zamenjave dokumentov niso edina tveganja, ki so povezana s kroženjem dokumentov, vendar so najpogostejša in lahko prilagodljiva.

V zvezi s tem so zadostni načini za zaščito naročil pred posegi tretjih oseb, vendar se njihova učinkovitost resnično kaže v njihovi integrirani aplikaciji, ob upoštevanju kraja, časa in pomena transakcije.