Pogodbe o skladiščenju v organizaciji: regulativni okvir, da je časovna razporeditev

Pogodbe o skladiščenju, povezane z nekaterimi težavami. Zlasti v nekaterih primerih zelo težko ugotoviti, za katero vrsto pripisati zlasti instrument, kako ga shraniti, pod kakšnimi pogoji, kako uničiti in tako naprej. Vsi ti dejavniki so urejena z zakonom, ampak zaradi dejstva, da se lahko ena in ista pogodba v različnih situacijah zahtevajo različna obdobja skladiščenja, imajo pogosto vse vrste težav, nejasnosti, in tako naprej. Razumeti vse to je potrebno, čeprav je lahko težavno. Treba je razumeti, da v primeru ne-zakonodajnih zahtev na področjih, kot so pogodbe o skladiščenju v arhivu, vodenje evidence ne sme biti samo neučinkovit, ampak tudi nevaren v smislu možnega kazen ali kazen.

Zakaj obdržati?

V pogodbi mora biti vedno na voljo, ne samo v času svojih dejanj, ampak tudi kasneje. Morda boste potrebovali nekaj podatkov, ki se odraža v teh dokumentih, nekaj podatkov, da bo upravljanje povpraševanja, in tako naprej. Veliko sporov, ki so običajno sestavljeni iz dejstva, da je ena ali druga stran slabe vere ustreza izpolnila obveznosti je mogoče rešiti s pomočjo pogodbe kot zunaj sodišča in formalno na sodišču. Vi bi morali razmisliti tudi o možnosti, da opravlja revizije določenih obdobjih, ki se bodo izvajali v nadzornih organih državne. Prav tako lahko zahtevajo dokumentacije za določen čas, in če pogodbe za skladiščenje v organizaciji, izraz njihovega uničenja, in druge podobne funkcije se izvajajo nepravilno, se lahko zelo hude kazni. Seveda, bi bila prva stvar, ki je kriv za vodstvo, toda ko je stanje stabiliziralo, glavni nujno spomniti, kdo je kriv, da je imel težave z modro. To je pogodba in vsi drugi dokumenti se strogo določenem času. Mnoga podjetja na splošno raje redno razširite arhiv, in sploh nič uničiti, da bi preprečili morebitne težave, kot da se zmotite in nato rake posledice.

zakonodaja

Pogodbe o skladiščenju v organizaciji zakon zelo jasno opisuje, če ne upošteva dejstva, da ni vedno mogoče pravilno oceniti to, ali ta dokument. Na splošno velja, pogodbe neposredno s posebnim zakonom ni, so določeni v splošnem seznamu standardnih arhivskih dokumentov (ali upravljanju arhivskega gradiva), ki se oblikujejo v procesu delovanja organizacije, vladne agencije, lokalne oblasti in tako naprej. Obe možnosti so navedene tako z upravljanjem in z običajnimi dokumenti, ki jih je ministrstvo za kulturo in množične komunikacije Ruske federacije odobril. Vrste, ki se nanaša na upravnih dokumentov, ima številko 558 od 25.08.2010 leta, in drugi tip - № 1182 od 31.07.2007 leta. Študija teh dokumentov je zelo priporočljivo, vendar je najbolje izolirati proces učenja zase točno tisti dokumenti, ki se uporabljajo v določeni instituciji in se nanašajo na določeno področje odgovornosti. Seznami preveč informacij, da je vse zapomniti, če pa ugotovi, kaj dokumentacijo za kaj se uporablja in koliko je shranjena, verjetno, bo pogodbe o skladiščenju veliko enostavnejše in lažje. V mnogih primerih, vsi uporabljajo papir zajeti 3-4 točk, da podrobno preučiti, da ni tako težko v.

različne vrste

Uporablja dva glavna sistemov sporazumov ločevanja za njihovo ohranitev. Torej, najmanj pogosta oblika sistema je, da se veže na roka. Dodeliti kratkoročno, dolgoročno in trajno shranjevanje. Prva možnost vključuje pogodbo za obdobje do 10 let. Drugi - več kot 10 let. Stalno se najbolj pogosto uporablja samo, če uniči dokument ne more biti na vse. Ta sistem je otežena. Pogodbe o skladiščenju v arhivu, ki se izrazi opredeljen na ta način, pogosto povzroča zmedo in napake, kot dejansko pomaga postaviti proces vodenja evidenc. Ker skupni sistem, da se veže na vrsto pogodbe. Večina podjetij pridejo v tri glavne sorte: profil, gospodinjskih in dela. Prvi in drugi za večino del, so podobni, in so ponavadi hranijo samo za pet let. Razume se, da v profilu se nanaša na vse pogodbe in vseh dokumentov, ki so neposredno povezani z glavnih področij delovanja organizacije. Tretjič, vrsta pogodbe o zaposlitvi, v mnogih primerih je prav tako shranjena stara le 5 let, vendar je v nekaterih primerih lahko to obdobje bistveno povečal. Na primer, če račun ne obstaja, potem taka pogodba bi morala biti shranjeni za toliko kot 75 let, kar je otežena. V bistvu, če ga posebej ne gredo v težave, je lahko poljubno omejijo rok trajanja 5 let in pozabite na težave. Toda v takem primeru bi lahko izpustili nekaj dejavnikov, ki lahko povečajo obdobje, v katerem naj bi se pogodbe za shranjevanje podobnega formata biti obvezen, in da je, ko lahko poskrbite, da globo ali druge težave, ki poskuša, da bi se izognili razumna oseba.

Prenos na arhiv

Postopek za prenos pogodb za vloge v arhivu, s pogoji, ki so že potekel, se lahko razlikujejo glede na družbo. V nekaterih primerih, zaposleni preprosto vežejo dokumenta med seboj in postavi v temnem kotu, ki se šteje za arhiv. Toda od druge družbe celoten proces je jasno opisan v standardni dokumentaciji, bo predstavil posameznika odgovornega za datoteko ali celo posebna pravila nomenklature za vlaganje, se prijavite in tako naprej. Obe možnosti lahko udobno, je odvisno od mnogih dejavnikov. Na primer, prva možnost je primerna majhno podjetje s skromnim prometom. Tam bo ne toliko dokumentov, da lahko vedno z lahkoto našli vse v enakem temnem kotu. Ampak po drugi strani, je dejal, je situacija resna primerna za družbe, ki predstavljajo veliko število zaposlenih, in enostavno morajo nekako ni utonil v dokumentu. Splošno pravilo, ki je različne pogodbe o skladiščenju v organizaciji kakršni koli obliki lastništva, je čas prenosa do arhiva. Praviloma se mora osebje za pošiljanje dokumentov, dokler v določenem obdobju, ne glede na to, kdaj so dejansko zmanjkalo časa korakov. In ponavadi, kot arhiviranje pojavi na začetku leta. To pomeni, da tudi če bo pogodba prenehala februarja, še počakati do naslednjega leta, da ga v skladišču.

uničenje

Kot je navedeno zgoraj, samo zato, ker si ne more uničiti sporazuma. Najprej se morate prepričati, da je res pravi čas. Šele takrat bomo lahko uniči ta dokument. Toda ti ukrepi pogosto lahko nevarno njene posledice, zato je večina zaposlenih raje, da bi jih le z vodstvom sankcij. To izgleda takole: zaposleni zbrali vzorec vso dokumentacijo, ki je že od rok, ali prihaja do konca. Pogodbe o skladiščenju v tovarni, je zaželeno, da mora biti zgrajen tako, da je ta postopek vzorčenja ni vzel veliko časa. Nato na podlagi pridobljenih seznamu, iz poročil o upravljanju, ki je dokument podpisal, vložena, in šele potem, ko se je vse to narejeno, se začne proces uničenja neposrednih pogodb in drugih podobnih vrednostnih papirjev. Pogodbe o skladiščenju v arhivu na redno - ni najboljša rešitev, še posebej, ker so nekatere družbe tudi upravljajo, da bi to malo, kar jim daje za recikliranje in tako naprej.

snemanje PRIMER in sistem za shranjevanje

Da bi bolje razumeli vse značilnosti in glavne točke delovanja lahko povzroči relativno preprost primer potek dela za shranjevanje organizacija dokumentacije. Torej, da je uslužbenec, navadno nekdo iz računovodskega osebja, ki je odgovoren za shranjevanje pogodb z izvajalci, ali kakršnih koli drugih podobnih vrednostnih papirjev. Ima posebno mapo, v kateri prebivajo, dokler dejanje. Takoj, ko je pogodba sklenjena, se premakne v drugo mapo. To bo priročno, da imajo poseben register v elektronski obliki, če se takšni dokumenti, navedene v vrstnem redu, ki označuje obdobje shranjevanja. Najprej pa je treba opredeliti to obdobje. Najbolje je, da vodijo mapo za vse oddelke, ki se na tak ali drugačen način povezane s pogodbo, da bi bolje razumeli njihovo bistvo. Z izkušnjami se bo potreba po takšnem ukrepu izginejo. Potem, ko je točno jasno, kaj predstavlja vsakega od dokumentov, vtisnjene konkreten izraz shranjevanje. V nekaterih primerih bo primerno, da se določi pogodbe in rok za prijavo, priplyusovyvaya ji 5 let (ali več), da natančno določiti, kdaj se papir lahko uniči. Dejstvo je, čeprav na začetku organizacije postopku izdaje ni bilo zelo težko, vendar po dolgotrajni uporabi bo še vedno bolj in bolj poenostavljeno. Ko bodo pogodbe za skladiščenje v organizaciji, ki je uničenje življenja je bila že odobrena, se standardizirajo, bo celoten proces potekati v nekaj minutah. In potem je prišel leto, ko lahko uniči določene dokumente. Ti so odstranjeni iz mape, dvojno preveri morebitne napake in, skupaj s seznamom teh dokumentov, predloženih nadzorniku. On, po drugi strani, je treba še enkrat preveriti, ali je vse, kot je določeno v seznamu, saj bo ostala vodja kriv v primeru težav. Če je vse pravilno, vodja podpisala dovoljenje, da se uniči, in to je, če so vsi na voljo kot svojo inteligenco. Nekdo le solze in meče. Drugi uporabiti drobilnik. Drugi sedi na košu, spali in tako naprej.

Ko se začne rok hrambe

To je zelo pomembno vprašanje, saj sproža veliko napak z njo. Pogodbe o skladiščenju v podjetju Belorusije ali Ruske federacije, v tem primeru, povsem enako, in se začne v trenutku, ko se novo leto začne, v katerem je določen dokument ni več veljaven. Na primer, da je pogodba, ki se je končal 15. julija 2010. To je treba ohraniti za 5 let, vendar ne more uničiti 15. julij 2015 in v začetku leta 2016. To pomeni, da je v poročilu šel na 01.01.2011, in ne od sedmega meseca v preteklem letu. Ponavadi, da bi se zmanjšali možnost napak, se doda izraz 1 leto prej definirano. In šele potem, ko je opravil, postopek uničevanja začne.

Funkcije za shranjevanje

Na splošno, obstajajo posebna priporočila o tem, kako naj bi bilo videti in dela arhiva. Idealno bi bilo, skladiščenje pogodb odgovornosti, plačila izvajalcem, delovnih pogodb in podobno takšne dokumentacije morajo biti v zračnem in suhem prostoru. Poleg tega so ti dokumenti dajo na police (odprtih ali zaprtih). Če jim pripadajo strogih oblik poročanja ali dokumentov, označenih "poslovna skrivnost", bi moralo biti prisotni posebni sefov. Načeloma nihče ne preverja te točke, ker je to priporočilo za ugotovitev, da je najbolj dobičkonosno podjetje. Bottom line je zelo preprosta: če ne kaznujejo za sistem za shranjevanje samo, da je zaradi pomanjkanja vrednostnih papirjev, ki so potrebne, da se pogosto kaznovani. In če je poplava, ali dokumenti bodo uničeni v kateri koli drug podoben način, krivdo za to je samo določeno podjetje.

Odgovornost in izvajalci

In primarno odgovornost vseh, ki sklepa pogodbe za skladiščenje, je vodja organizacije. To je bil tisti, ki v prisotnosti težav bo odgovoren za stanje in da trpi zaradi vseh možnih problemov. Nadalje sledi za njim, je ponavadi glavni računovodja, pravnik in delavec, ki je odgovoren za ohranjanje dokumentov. Ampak ponavadi se vse te osebe, se kaznuje že glavo do te mere, napake, ki jih je storila. V bistvu, večina relativno majhne organizacije za sistem za spremljanje pogodbe leži z računovodsko službo. In v ta oddelek glavni računovodja ali imenujejo sami, ali kot splošno glasovanje, specifična oseba, zadolžena. V nekaterih primerih, oseba, ki prejme majhno povečanje plač, ki naj bi nadomestilo za dodatni obseg dela, vendar bolj pogosto, zadnja točka preprosto prezreti, s poudarkom na pomanjkanje sredstev ali drugih podobnih dejavnikov. V bolj redkih primerih, je odgovoren za hrambo dokumentov na splošno in zlasti pogodbe, deluje odvetnika. Ampak to ni zelo priročno, saj lahko ta oseba je odgovoren samo za pogodbo, in ostali dokumenti je uporabil vedeti le površno. Bolj udoben, ko je ena oseba, ki se ukvarja s tem vprašanjem. To bo najbolj točne in ne stori drobna nasty hrošči, kot je to mogoče narediti drugih zaposlenih.

rezultat

Pogodbe o skladiščenju v organizaciji se izvaja na podlagi popolnoma v skladu z vsemi določbami zakona. To je pogoj, ki lahko na vseh problemov v podjetju. V tem primeru lahko majhne nianse, internimi akti, registri in s tem povezano dokumentacijo razlikujejo od podjetja do podjetja. Glavna odgovorna oseba se šteje, da je šef, a je lahko zaupa ta trenutek druga oseba. To bo olajšalo delo uprave, vendar ga ne odstranite iz globine odgovornosti za morebitne napake. Da je delavec, ki zaupa v delo z dokumenti arhivske, bi moralo biti odgovorno in jasno razumevanje njihovih dolžnosti v zameno za pravi denar, ne pa verbalno hvaležnosti, kot se ponavadi zgodi z večjo obremenitvijo, brez njenega nadomestila z dodatnimi sredstvi za plačilo.