Oblikovanje notranje zadeve. Zasebnih podjetij zaposlenih: dokumenti pryadok referenčni rok

Ustanovitveni zadeve osebje - proces, ki je obvezen za skoraj vsa podjetja. V skladu s pravili, določenimi v Rusiji, mora vsak delodajalec neke vrste dokumentacije za vsakega zaposlenega. Ta dokument je sposoben opisati sužnja od njegove zaposlitve. Osebne datoteke se ne pojavlja samo v službi, ampak tudi, na primer, na univerzi. V vsakem primeru je ta dokument pomemben. Zato je treba ustrezno oblikovati. Toda kako to storiti? V nekaterih primerih, ni nujno, da takšne evidence? Kaj lahko in kaj ne more biti v zasebni zadevi? Razumeti vse to ni tako težko, kot se zdi.

Določitev osebne datoteke

Zasebni evidence zaposlenih - je izvirni dokument, ki hrani vso dokumentacijo o določenem okvirju. Sestavljen je iz pokrova in specialne papirje, povezane s slave.

Zagon tovrstne dokumentacije iz časovnem okviru zaposlitve. In naj gre do odpustitve zaposlenega. Nato se zadeva prenese v arhiv za shranjevanje. Uniči ta dokument ne sme biti za nekaj časa.

Nastanek zadeve - to ni zavezujoč postopek. V nekaterih primerih se lahko izognili. Potem pa zbirajo informacije o določenem sužnja bo zelo problematično. Značilno je, da se ta postopek izvede v velikih organizacijah. Je ustvaril celotno zbirko podatkov, v kateri so predstavljene informacije o vsakem slave.

Obvezno ali neobvezno?

Rečeno je bilo, da so zaposleni v poslovanju ni potrebno. Ampak vse samospoštovanje podjetje ima tovrstne dokumentacije. Ko oblikovanje potrebnih datotek, in kdaj ne?

Zakonsko ni predpisana pravila na tem področju. Toda v praksi se je izkazalo, da velika podjetja oblikujejo osebne zadeve njegovih podrejenih, in majhna - ni. Priporočljivo je, da se zadevo podjetij z visokim prometom med zaposlenimi.

Pogosto organizacije niso osebne datoteke na vseh zaposlenih, vendar samo za določene kategorije delavcev. Najpogosteje so:

• voditelji;
• namestnik vodstvo;
• Vodilni strokovnjaki v podjetju;
• osebje, ki dela z materialnimi dobrinami (npr blagajnikov);
• ljudje, ki imajo možnost za rast kariere.

Priporočljivo je, da ne bodi len in za izvedbo te vrste dokumentacije o vseh podrejenih. Proces nastajanja kadrovskih zadev ni tako težko zapomniti. Samo ne vsi dokumenti, ki odražajo informacije o okvirju lahko tukaj shranjeni. Kaj so značilnosti procesa, ki se v spominu? Tudi najmanjša kršitev delodajalca lahko povzroči ne na najboljši način. Torej boste morali skrbno preučiti nalogo.

shranjevanje

Rečeno je bilo, da so osebne zadeve podrejenih, tudi potem, ko je oseba, levo, še vedno z družbo. Niso izdana na rokah, in postavi v posebnih arhivih. To je tudi elektronsko shranjevanje podatkov o zaposlenih. Vendar pa mora na papirju stvari potekajo.

Obstaja nekaj pravil, ki imajo v skladu s šefom. primeri Skladiščenje - se skoraj nikoli ne konča proces. Ne, ne moreš uničiti teh dokumentov za 75 let po prenehanju okvir dela.

To je zaradi tega, mnoga podjetja se trudijo, ne preveč trudim, da zbirajo informacije o različnih temah. Le majhno število družb, je več kot 75 let. Pogosto se podjetja odprejo in zaprejo, in osebne datoteke ostanejo v arhivu.

Za poenostavitev shranjevanje datotek izumil različnih pravil. V glavnem shranjevanje dokumentov pojavi po abecedi sortiranje. Poleg tega je priporočljivo, da ustvarite arhivov leto. Ta pristop bo poenostavilo iskanje informacij o zaposlenih, ki so zaposleni v podjetju, ob določenem času.

Obstaja pa še ena funkcija v tej zadevi. problem je, da so nekatere osebne stvari, stalno shranjena v arhivu podjetja. In se ne uniči niti 10 let ali več, 100. V skladu s tem pravilom voditelji dokumentacije padec organizacije, pa tudi če gre za javne uslužbence. Ne pozabite na podrejene, ki so priznanja, medalje in različnih naslovov.

dostop

Naslednjič, ko - to je vprašanje dostopa do dokumentacije študije. Pogosto so zaposleni na podatkih datotek, namenjenih izključno za delodajalca. In jim ni treba poznati večino zaposlenih.

Pogosto se zgodi šifriran, dostop do njih je samo na glavni družbe, kot tudi pri zaposlenih, ki se tvori. Enostavno slave se ne sme videti zbrane informacije.

Delodajalec zagotavlja zaupnost kadrovske zadeve. V souporabi je ta vrsta informacij ni predložila. Po izvode dokumentacije, ki osebju na dan odpovedi. Družba je odgovorna za slave za informacije o varnosti na voljo za osebne zadeve.

Prav tako morate zapomniti enkrat za vselej - dokumentacija ni izdala podrejene pod nobeno pretvezo. Zaposleni ne smejo vzeti osebne zadeve, kot tudi, da zahtevajo njihovo izročitev. Šele, ko je mogoče odpuščanje, da zahteva podatke od tukaj. Delodajalec zagotavlja okvirja le kopije podatkov, shranjenih v osebne zadeve. Druga ni potrebno. Niti slave nima pravice do odstopa to dokumentacijo prevesti v druge družbe ali dokončno razrešitev iz delovnega razmerja. Rečeno je bilo, - datotek delavci ohranja vsak delodajalec za 75 let. Ta rok v določenih okoliščinah se lahko poveča.

Zahtevana komponente osebne zadeve

Zdaj pa malo o tem, kako se je taka dokumentacija. Dejstvo je, pravila tvorbe podrejenih primerov niso zakonsko določena. In je to vprašanje rešeno s strani poslovodstva družbe. To samo po sebi določa katere informacije za ohranitev in kako organizirati datotek podrejenih. To je glavni problem v celotnem procesu nastajanja.

Vendar pa je glede na izbiro pravil, nekateri podatki v vsakem primeru bo treba hraniti v osebni spis. Katere dokumente najdemo po vsej takšne dokumentacije? To so:

• profili konkurenta;
• prijava na delovno mesto ;
• Naročila za delovna mesta;
• črke odstopa (če obstaja);
• Vrstni red razrešitev;
• deluje za izdajo delovnega knjigo (na zahtevo ali ob odpovedi delovnega razmerja slave).

Zgornji seznam - obvezno papir. Toda z drugimi informacijami, lahko pride do nekaterih težav. Konec koncev, ne more vse informacije, ki se podrediti osebno zadevo. Obstajajo nekatere omejitve v zvezi s tem. Na kakšni točki bi morali paziti, da se prepreči pritožb nepravilnega oblikovanja osebnih dosjejev osebja?

prepovedi

V bistvu, če si res jama v vseh vprašanjih, registracije in oblikovanja osebne dokumentacije zaposlenih, lahko dobite zmeden. Torej, preden začnete arhiv, da se spomnimo le nekaj značilnosti. Natančneje, prepovedi. So pomembni za vsa podjetja, ne glede na pravila. Ne:

1. Začasne in trajne shranjevanje dokumentov na enem mestu. Dokumentacija delavci morajo biti ločeni prostori, da bi lahko dal papirje, ki so le začasno med osebni spis. predvideva tudi lokacijo za shranjevanje osnovnih informacij.
2. "Pomnoži" dokumentacijo. Ne shranjujte dokumente v zadevah zaposlenih z dvojnikov. V isti mapi - en izvod.
3. Poskrbite tudi osebne podatke. Na primer, na verskih prepričanj. Takšne informacije delodajalcu se na splošno šteje za nepotrebno. Zato je oblikovanje zadeve se lahko shrani uporaben le v dokumentaciji delodajalca, ki odraža kakovost dela podrejenih.

In kakšna posebna dokumenti so lahko v teh datotek? To je, poleg zgoraj navedenega vprašanja, v praksi pa je na voljo v osebnih zadevah? Da bi se izognili napakam, lahko sledite nasvetom za zbiranje informacij za zaposlene dokumentacije.

Razširjanje dokumentacije

Sestava osebja datoteke raznolika. Rečeno je bilo, da bo podjetje določi pravila tega dokumenta. Zato ne moremo reči, kaj je shranjeno v arhivu. Dokumenti, ki jih najdemo na obvezno, so že na seznamu. Ampak, da ne pride do napak, ki jih v določenem seznamu skoval od dovoljene za shranjevanje dokumentov. Kaj bi moral biti v spisu? Če izvzamemo se prej navedeni objekti ostali (predvsem v obliki kopije):

• kopijo potnega lista državljana;
• SNILS slave (kopija);
• INN (ni original);
• vojaška ID;
• dokument (e) izobraževanje;
• slike (ne osebne, ki so namenjeni za profile);
• Funkcija iz prejšnjih delovnih mestih (če obstaja);
• opis delovnega mesta za določeno delovno mesto;
• avtobiografija.

Ne pozabite, da vsak odgovoren delodajalec, da bi se v skladu s potekom dela, kakor tudi za lastno varnost, je vrsta dejanj. Na primer, da zavrne podpis naročilo odpoved. Taka dokumentacija mora biti shranjeni tudi v osebne zadeve. Rezultati ocenjevanja dela in druga naročila, ki vplivajo na delovanje okvir - to je še nekaj elementov, dovoljenih za vključitev v dokumentaciji.

Druga pomembna točka - je skladiščenje ti popis osebni spis. Dokument, ki lahko prinese veliko težav z delodajalcem. To bi morala biti obvezna v vsakem posameznem primeru. V nasprotnem primeru lahko krivi vodstvo, da so nekateri dokumenti, ki se uporablja nezakonito. Popis osebje datoteke - je poseben dokument, ki navaja vso dokumentacijo priloženo mapo. Nahaja se na začetku datoteke. Brez zaloge delodajalca imajo lahko težave. Delavec je mogoče očitati ponarejanja ali krajo nekaterih dokumentov.

Ustanovitveni osebje datoteke - postopek ni tako težko, če je pravilno pripravljen. Delodajalec mora le, da tukaj vse pomembne informacije o dejavnostih zaposlenega. Vendar se osebni podatki o osebju prepovedana. To je zgled vere. Družina sestava in lastnosti referenčna slike slave življenja - je tudi tabu.

Vendar pa mora biti nekaj dosežki delavec opravi v osebne zadeve. To - ni obvezna sestavina, vendar je priporočljivo, da ga ne zanemarjajo. Še posebej, ko gre za zelo nadarjene osebja. To je dovoljeno uvajanje informacijske prejetih nagrad, naslovov, nagrad, medalj in diplom.

Ne preveč

Dokumenti v osebni spis je lahko drugačna, to je razumljivo. Natančen seznam se določi vsako podjetje, ki po presoji upravljavca. Ampak najbolj pogosta seznam vrednostnih papirjev, ki so bili navedeni. Ko bi bilo oblikovanje in vzdrževanje dokumentacije zavedati eno malo pravilo. To je obvezen element, katerega kršitev ni dovoljeno. Vodenje zasebne zadeve - odgovorno poklica. To zahteva posebno nego.

To je približno velikosti osebnih zadev. V skladu s pravili je mogoče reči, da je debelina mape, pod skrčenem dokumentacije določenega okvira, ne sme presegati 4 cm. Če je količina večja od nastavljene meje, je bolje, da začnete nov posel. In nekako ga označite pod krinko nadaljevanja obstoječe dokumentacije.

V praksi zelo redek primer, ki debelino doseže več kot 4 cm. Zato morate samo spomnite uveljavljenih pravil in ne skrbeti za svoje neskladnosti. Če je okvir je zelo veliko dokumentacije, je poseben preskus. Glede na rezultate se delodajalec odloči o delitvi datotek na več delov.

osnovne zahteve

Postopek za oblikovanje enostavnih primerih. Dovolj je ugotoviti, kakšne vrste dokumentov lahko tukaj shranjeni. Nadalje, da se spomnimo na predhodno določeno mejo. In potem je že ustanovljena podjetja. Prvi korak je izdelava pokrovov. Dovolj, da kupiti posebno mapo z imenom "Business". Običajno so shranjene vse dokumente določenega okvirja.

Nato na naslovnic (v tem primeru pokrov mapa z) osebnih podatkov je napisano na okvirju. Namreč - Ime Na dnu je dal v obvezno datum začetka dokumentacije. Kaj bi moral biti v spisu?

Popis se uporablja kot prvi strani. To je mogoče zanemariti, vendar pa ni priporočljivo. Ta dokument je veliko lažje življenje in odstrani odgovornost od delodajalca za varnost postavljen v datoteki medijev - nečesa, ki ni naveden v popisu niso shranjeni v osebni spis.

Po tem, v mapo dajo različne dokumente, ki so neposredno povezani s slave. Nastal je kot del osebne datoteke. Priporočljivo je, da se kopije ali izvirnike dokumentov, ki so jih prejeli - profil prvega pritožnika, nato zahtevek za delo, pismo delodajalca o imenovanju na določen položaj, in tako naprej. Se konča zadevo s sklepom o odpovedi in podpisal akt dobili delovno knjigo.

To še ni vse. Proces nastajanja zadeve - to je zamudno delo, čeprav je razmeroma preprost. Obstaja pa še ena manjša omejitev, ki je sposoben, da bi nekaj neprijetnosti delodajalcu. Osebje, ki omogoča vnos podatkov v zasebnih datotek podrejenih, je treba spremljati število listov v mapi. Ne bi smelo biti več kot 250 kosov. Na presežek je dal drugi del osebne datoteke za posameznega zaposlenega.

revija

Zdaj razumem, kako nastanek zaposlenimi v podjetju. V tem celotnem procesu še ni konec. Če se je podjetje odločilo, da izvede to vrsto dokumentacije, mora imeti posebno revije osebne zadeve. Kaj je to?

Ta komponenta je seznam vseh dostopnih datotek na zaposlene. Tu so objavljene številke institucije zadeve, osebne (osebnih) podatkov podrejenih, datum nastanka različnih "osebne mape".

Enotni dnevnik vzorec št. Delodajalec ima vso pravico ustvariti takšne podatke arhiv po lastni presoji. V zadnjih letih, zelo pogosta oblika elektronskega časopisa. Dobra ideja za tiste, ki ne želijo delati preveč papirologije. Glavna stvar - pravočasno izpolniti ustrezna polja v reviji. Potem je možno, brez kakršnih koli težav, da bi našli informacije za vsakega zaposlenega.

zaključek

Od zdaj naprej, je jasno, kako se oblikovanje osebne datoteke. To je zelo preprosta, vendar zapleten proces, katerega postopek ni določen v zakonodaji Ruske federacije. Delodajalci določijo svoje dokumente, ki bodo shranjeni v osebnih zadevah. Predstavitev informacij se lahko izbere tudi.

Priporočljivo je, da ne velja za osebne zadeve originalnih dokumentov - samo izvodov v enem izvodu. Če želite vložiti zaposlenih je treba obravnavati s posebno pozornostjo - lahko ušli podatki zabeleženi v takšne dokumentacije pripravi na glavo problema. Po zbiranju podrejenih podatkov, kot je bilo povedano, delodajalec zaveže, da se zagotovi popolno zaupnost podatkov. To pravilo velja tudi za delovni čas, in za čas shranjevanja dokumentov po odpustili strel. To je vse. Osnovne informacije o oblikovanju primerov v celoti raziskana. Lastnosti in sestavo procesa bi moralo biti, da se učijo od vsake družbe. Nekateri ne poskusite to storiti. Izdelava zadeve (osebno) - ni obvezno, vendar pa je zelo koristno, da delodajalec storiti.