Dokument Razvrstitev: osnovna merila

Tako da je bilo težko razumeti, da veliko število dokumentov, razvila posebna pravila za njihovo pripravo in predstavitev, različne klasifikacije, kot tudi ustrezne oblike in metode dela z njimi.

Opozoriti je treba, da je klasifikacija dokumentov izredno pomembno, saj pomaga izpostaviti njihove posebne značilnosti in omogoča, da se jih čim bolj učinkovito uporabo. To je ena izmed najstarejših in do konca odprtih vprašanj, katerih razvoj je začela šele konec leta 1960. Večina dokumentacije porazdeljene pristop v ločenih skupinah že uporablja samo za določene funkcije v zvezi s področjem dela ali samostojne znanosti. Šele pred kratkim je bila ustanovljena večdimenzionalno razvrščanje dokumentov, ki temelji na sestavinah informacijskih in materialnih.

Vsi dokumenti, lahko razdelimo po naslednjih kriterijih:

1. okoliščine njihovega delovanja v prostoru in času. Upošteva pravilnost objave (redni in ne-periodična), čas nastanka (originalni, izvirnik, kopija, dvojnik), kraja proizvodnje (regionalni, nacionalni ali tuji);

2. Informacije komponenta.

• bodite pozorni na vsebino in stopnjo združevanja podatkov (primarna in sekundarna dokumentacija);

• razvrščanje dokumentov vključuje razsežnost posnete podatke o velikosti (format), in število strani (skupaj);

• delitev nad tem, kako se informacije dojemajo (dokumenti se lahko bere človek ali zahteva posebno tehnično opremo);

• ta stopnja tajnosti dokumentov tudi prepoznavni znak sredstev, s katerimi beležijo podatke (oblika ni besedila besedilo in);

• Podatki Postopek snemanja po razlikovati lastnoročni, tiskano, mehanično magnetno, fotografskih, optičnih, laserskih, in elektronskih dokumentov.

3. Komponenta Industrijska ki vsebuje določene kriterije (kot material nosilec informacij, kot tudi njegove oblike in zasnove).

Treba je omeniti, da je razdelitev dokumentacije za posamezne skupine v vsebini in obliki, omogoča bolj učinkovito organizirati delo z njo.

Treba je omeniti, da je tudi ustrezno razvrstitev računovodskih dokumentov na dan, ki upošteva njihovo vsebino, kraj in postopek za pripravo, uporabo in način uporabe.

Ta razvrstitev računovodskih dokumentov vsebovati naslednje delitev na tipe:

• odvisno od uporabe - upravne in izvršilne, računovodstvo registracijo ali v kombinaciji;

• Priprava red - primarna in povzetek;

• notranje in zunanje dokumentov;

• z uporabo - za enkratno uporabo in skladiščenje;

• glede na vsebino - denarne, materiala in oblikovanja.

Treba je povedati, da se ta klasifikacija vključuje številna merila in je zelo širok, zato je vsak dokument, ki se nanaša na različne skupine hkrati, vendar lahko označimo s posebnimi značilnostmi in se uporablja le v ustreznem polju.