Upravljanje z dokumenti - je pomemben člen v pisarni

V skladu z dokumentom, da razumejo pravila, s katerimi podpisane vnaprej rešitve znotraj podjetja ali institucije, od trenutka, ko pridete do arhivskega shranjevanja. Osnova tega koncepta je, da pripravi dokument, preučuje prenosa izvršnih organov, izvajanje ureditve za izvajanje, certificiranje, registracije, jih pošljite za shranjevanje.

Ta proces, ki upošteva gibanje na primer dokument s hitrostjo gibanja v teh primerih. upravljanje z dokumenti - proces, ki mora biti uravnoteženo z informacijskimi dejavnostmi upravnega aparata, dokumentacijo vsake posamezne rešitve, shranjevanje novo prispelih dokumentov.

Veliko število pomanjkljivosti pri upravljanju številnih naprav, povezanih samo s slabo organizacijo gibanja dokumentov. Na primer, dokument obtok proces, rešitve za upravljanje mora vključevati vse tri zahtevane komponente:

• informacijska podpora odločevalcem (to vključuje zanesljive informacije, ki potrjujejo pravilnost odločitve);
• Dokumentacija rešitev (administrativni dokument);
• Nadzor nad izvajanjem (ki vključuje organizacijo predlaganih del, metod opravljanju nalog, upoštevanje pogoji).

Kot je razvidno iz zgoraj primer, dokument - zbiranje informacij, na podlagi katerih se bo odločba izdana status; priprava rešitev, vključno urejanje, usklajevanje, pripravi do odobritve. Vsi ti koraki zahtevajo gibanje dokumenta, ne le med strukturnimi oddelkom podjetja, ampak tudi med izvajalci, od tehnikov, strokovnjakov, na koncu pa so voditelji. Ugotovitev iz tega primera je, da je večja hitrost gibanja dokumenta, višja kakovost njegove izvedbe na vsaki stopnji, boljša je družba za upravljanje procesa kot celote.

Izraz sam pojavil v literaturi v letih 1920. Potem so mislili, da je dokument - je organizacija dela, katerih cilj je racionalno organizacijo državnega aparata kot celote, razdelitev pristojnosti med različnimi izvajalci in storitev. Leta 1931 je bil prvi poskus, urediti enotno na nadzor tehnološkega inštituta načela upravljanja dokumentov. So bila določena pravila, po katerih morajo biti na sprejem in dostavo dokumentov, pravila izvrševanja, je uredba podpisana. Naslednje faze razvoja gospodarstva dobil zakonodajno ureditev take stvari, kot je vodenje evidence, kjer je bil poudarek na posameznih tehničnih operacij. Programska oprema potek dela ti pravni akti ni bil omenjen, čeprav je v resnici prišel ravno pravi čas za organizacijo dokumentov gibanja. Od leta 1974 se je podpisal glavni dokument, ki ureja celoten postopek papirologije, ki deluje še danes.

To dejanje se imenuje "Unified državno sistem urada" (EGSD), točke, ki se ukvarjajo z organizacijo pretoka dokumentov, tehnoloških postopkov predelave in uporabe pravil. V tej zbirki, je oblikovala osnovno pravilo: ". Dokument - hitro gibanje instrumenta na najbolj jedrnat način, vključujejo minimalno časa in dela" Samo z vadbo Sprejem pravil, ki jih lahko pričakujemo izboljšanje ljudi življenjskega standarda, rast državnega gospodarstva.

Za dosego teh ciljev je treba pametne, disciplinirana, odgovorne voditelje, za katere uvedba potek dela, ki temeljijo na EGSD, to je stvar časti in vesti.