Potek dela v podjetju. Upravljanje programski dokument in vodenje evidence

Workflow avtomatizacija je ukrep zatekla k skoraj vseh sodobnih podjetij. Tudi mala podjetja delajo z maso različnih dokumentov, vključno s črkami, proračuni, računi, pogodbe in vse vrste zahtev. To je razlog za to, da je skoraj vsaka sodobna organizacija poskuša ta ukrep uporabijo kot potek dela, ki se opravlja na račun popolnosti in ohranjanje podatkov, lažje iskanje in shranjevanje različnih podatkov, in omejiti optimizacijo časa, potrebnega za njegovo odobritev.

Zakaj to?

Skoraj vsi zaposleni v podjetju preživijo veliko časa poskuša najti prave informacije in statistični podatki zgovorno pove, da traja približno polovico delovnega časa. Kot se tudi zgodi, da boste morali ponovno na novo, namesto da ponovno uporabiti vse dokumente, ki obstajajo "nekje". To je standard, je položaj, v katerem je izvirno besedilo pogodbe odvetnik v računalniku, in revija vpisi v vrednostne papirje, ki spremljajo izvajanje pogodb, ki se izvajajo v računovodski sistem, so računi in akti iz finančnega oddelka v papirni obliki, in korespondenca v zvezi z ravnanjem pogodbe delo je v elektronski zaposlenih mail škatle. Ta "disperzija" informacij zelo škodljivo za varnost, nedotakljivost in doslednosti, da je v takšnih razmerah obstaja dejansko avtomatizacija potek dela.

Z uvedbo specializiranih informacijskih sistemov rešiti prevladujočo večino težav. Na primer, nekatere proračunskem sistemu zagotavlja možnost, da ustvarijo sistem medsebojno proračunov, sledi oblikovanje in shranjevanje različic teh dokumentov, kakor tudi navedbo njihovega statusa. Tako je problem delno rešen proračunski dokument z uporabo takšnih sistemov.

Ampak ne pozabite, da je sedanji proračunski okvir, kakor tudi računovodstvo in ERP-sistema v veliki večini primerov delo z strukturiranih podatkov, in sicer vrste podatkov, ki jih je mogoče ustvariti in shranjeni v obliki tabele. Po mnenju večine strokovnjakov, je skupna količina podatkov za vsako sodobno poslovno strukturiranih podatkov zagotavlja le 20%, medtem ko je ostalo tudi e-pošto, dokumente z besedilom, različna poročila o pogajanjih in srečanjih, slike, itd Precej pogosto, ne da bi izvajanje študij nestrukturiranih podatkov preprosto ni mogoče, da bi normalno oceni kontektsta, ki je že prisotna strukturiran. Shranjevanje, zbiranje in poznejšo obdelavo teh podatkov je zagotovljena z uporabo teh ukrepov, kot so potek dela, in za upravljanje z vsebinami sistemi informacijske družbe.

Kaj je to?

S pomočjo sistema za upravljanje elektronskih dokumentov zagotavlja organizacije vseh interakcij med zaposlenimi v organizaciji, na podlagi predloženih dokumentov. Spet 1C dokument predvideva za ustvarjanje dokumentov, možnost jih premika o organizaciji in ohranja nadzor nad izvajanjem dokumentov in procesov, ki so jih s pomočjo opisanih. Tako je elektronski dokument vsebuje ogromno število podjetje prednosti, prevajanje svoje delo je pravzaprav novo raven.

Vsak posamezni dokument v tej elektronski sistem je značilna celo vrsto podrobnosti, ki jo zaznamujejo enolično (pogosto imenovan kot takih sklopov kartic). Kartica lahko vsebuje različne informacije, vključno z vrsto dokumenta, datum nastanka in sprememb, avtor, kakor tudi prostor za shranjevanje in še veliko več. V prihodnji sistem za upravljanje z dokumenti bo shranjevanje in iskanje zahtevane dokumentacije v skladu s podrobnostmi, ki so bile določene na kartici.

možnosti

Elektronsko upravljanje z dokumenti omogoča organizacijam, ne samo veliko prednosti, ampak tudi odpira številne nove možnosti, kar je prav tako pomembno.

centraliziran nadzor

Ne glede na to, kako velik je ta ali ta sistem za upravljanje z dokumenti v podjetju omogoča hitre spremembe v obliki dokumentov, ki vozijo po njej. Na primer, da spremenite prijavni obrazec za katerega koli od stroškov različnih centrov odgovornosti samo, da bi nekatere prilagoditve predloge dovolj, da zahtevek, ki je že shranjena v sistemu. Po tem, delavci, ki zapolnijo takšno uporabo ne bodo mogli uporabljati dokumentacijo zastarele oblike, saj je uporaba napolnjena in poslane prek sistema.

Dokazilo, življenjski cikel

Vsak dokument, ki bo dal gor in obdelujejo v vsakem podjetju, nujno gre skozi več faz, določenih. Na primer, ko gre za proračun podjetja, je najprej treba narediti, in nato odobri in izvede ob določenem času. Po tem, različne dejanske in načrtovano izvedbo proračuna, ki se temeljito analizo in ga pošlje v arhiv. V 1C dokument predvideva strog nadzor nad življenjskega cikla dokumentov, pri čemer upošteva osnovne zahteve podjetniškega okolja, kakor tudi različnih pravnih pravil in industrijske standarde poslovanja družbe.

Timsko delo

Elektronski sistem za upravljanje dokumentov zagotavlja veliko več kot le organizacija za kolektivno delo na dokumentih in v navzočnosti bodo strokovnjaki, ki so v različnih uradih in celo v različnih mestih.

Sistem shrani dovolj veliko število različic istega dokumenta, poleg neposrednega in spremembe, ki jih lahko zabeležijo podatke, da je, dodamo, da jih nekatere pripombe in zapiske, ne da bi to vplivalo na osnovne informacije, ki ga je treba dostaviti.

zaupnost

Namesto pomembna značilnost teh sistemov je, da lahko v istem dokumentu 1C naročite preko posebnega digitalnim podpisom, ki mu sledi šifriranje. To omogoča ne le za potrditev verodostojnosti vseh informacij, ampak tudi nedvomno prepoznavanje z avtorjem, kot tudi za doseganje najbolj učinkovito zaščito za shranjevanje različnih podatkov, če je to potrebno.

usmerjanje

Če je elektronski sistem za upravljanje z dokumenti ni na voljo, potem v tem primeru delavec, ki sodeluje pri nastajanju nekaterih vrednostnih papirjev, mora nujno razumeti, kdo je najboljši za prenos teh vrednostnih papirjev. Elektronsko upravljanje z dokumenti v podjetju samodejno prenos podatkov pravo osebo.

Sam po sebi je usmerjanje je brezplačna in toga. Prosti ponuja priložnost, da dokumentira smer absolutno vseh prejemnikov, kot je primerno, medtem ko je toga zagotavlja najbolj natančno regulacijo, vendar v posebnih primerih je lahko delovanje vnaprej nameščen v dokumentaciji sistema prometnih predpisov malo pavze (na primer, če boste morali poslati osnutek dokumenta za pregled z nekaterimi zunanjimi strokovnjaki).

nadzor dostopa

Obstaja več možnosti, kako razlikovati med različnimi pristojnostmi zaposlenih v družbi v smislu upravljanja dokumentacije. Tako napreden potek dela omogoča osebi, da daje popoln nadzor nad podatki omejujejo možnost urejanja ali celo dovoli samo pogled ali opremiti vse datoteke. To zelo poenostavi delo z različnimi podatki, in to je pomembno - da postane veliko varnejši.

integracija

Da bi zagotovili najvišjo integriteto podatkov, ki je sestavljen v posameznem podjetju, elektronsko upravljanje z dokumenti v podjetju skrbi za integracijo nameščenega sistema z drugimi - finančno, industrijsko, analitično, itd S takšno povezovanje ima sodoben sistem poteka dela dovolj pogosto so bila uporabljena kot neke vrste povezavo med več o vrstah programske opreme.

Dokumenti vseh sistemov, je logično povezana s to informacijo, ki se imenuje kontekst. To lahko vključuje vsebino dokumenta ali e-pošte, faksov, plačilne dokumente, zapise o dejavnostih, video ali avdio posnetkov, in celo veliko drugih informacij. Kontekst dokumenta lahko dodate ročno ali v celoti avtomatizirati postopek, glede na želje in potrebe upravljanja.

Na primer, lahko sodoben sistem za avtomatizacijo poteka dela v procesu nastajanja in poznejših sprememb proračuna se uporabljajo številne druge kontekstualne informacije:

• vse vrste tržnih raziskav, vključno z ne le sama, ampak tudi tiste, ki so bili pridobljeni iz zunanjih virov;
• Različni dogovori s kolegi (kupci ali prodajalci);
• Posebni pravni in referenčni dokumenti;
• dodatno dokumentacijo, ki se odraža v sebi nobenih omejitev ali predpostavk (kot na primer, stopnja inflacije, deviznih tečajev in drugih podatkov);
• zapisniki sestankov, namenjenih za razpravo o kateri koli različico je proračun, in vključuje vse vrste delavcev pripomb in stališč udeležencev v postopku (pogosto je taka dokumentacija poslana med vsemi zaposlenimi preko e-pošte in shranjeni ločeno od proračunskih informacijskih datotek).

Uporabnik, ki se ukvarja s proračunom, kadarkoli, če je to potrebno, lahko si ogledate katero koli od zgoraj navedenih dokumentov, kot je sodobna tehnologija potek dela, mu omogoča, da to storijo brez dolgih iskanj.

Kaj sistemi se uporabljajo pri nas?

Eden od najbolj priljubljenih programskih rešitev, ki jih lahko najdemo v ruskih družbah se lahko imenuje kombinacija Microsoft Outlook javnih služb s strežnikom Microsoft Exchange Server. Prva aplikacija, načeloma določena na skoraj vsak računalnik, medtem ko je Exchange Server pogosto treba uporabiti kot polnopravni e-poštnega strežnika. Kljub dejstvu, da podjetja, ki je bil že pred časom uvedba elektronskega dokumenta potekala, so ti programi, ki se uporablja le kot platforma za e-pošto, po nekaterih centraliziranih nastavitvah tudi ta programska oprema se lahko uporablja kot povsem funkcionalno avtomatizacijo poteka dela za skoraj vse organizacije .

V tem trenutku, je ruski trg napolnjena z več deset različnih sistemov, s pomočjo katerega avtomatizacija upravljanje dokumentov, in podobne programske opreme nudi ne le zahodne, ampak tudi domače razvijalce. Tudi Microsoft, poleg zgoraj navedenih programov, ponuja tudi pripomočke, kot so Content Management Server in SharePoint Portal Server.

Najmočnejši med vsemi obstoječimi sistemi se šteje, da je Documentum, ampak predvsem velika podjetja uporabljajo ta proces avtomatizacije. Workflow nekaterih podjetij na račun avtomatizirano programske opreme Lotus Notes paket, vendar mnogi pravijo neke vrste "oblikovalec za programerje", kot je določeno na podlagi njenega celotnega sistema je zelo težko.

Kakšna je razlika med ruskim in zahodnih sistemov?

Če govorimo o glavnih razlik med domačimi in tujimi gospodarskih javnih služb, ki so na voljo v povečanje zmogljivosti. Na primer, če lahko sistem zahodnih razvijalci delujejo v skoraj vse operacijske sisteme, je bilo večinoma domači razvit samo za eno od njih, in seveda, da je pogosto Windows. Zahodni sistemi so nastavljeni, da uporabi vse SUPB. Takšne Ruski sistemi omejitve lahko močno ovirajo možnost izgradnje navzkrižno platformo, celostne rešitve.

Glede funkcionalnosti, glavna razlika je v tem, da je v dokumentoproizvodstva avtomatizacije in potek dela West izvaja več programov, ki se lahko izda pod enotno blagovno znamko, vendar cilj za različne namene. Na primer, Documentum ponuja številne posamezne izdelke, ki se uporabljajo za popolno avtomatizacijo in integracijo z ERP-sistemom, podporo upravljanja dokumentov projektiranje in inženiring, itd Prevladujoča večina programske opreme, razvite v Rusiji, ki so namenjeni reševanju določenega problema.

Prav tako je treba omeniti, da je glavna razlika je v pristopu obeh strank, kar je sistem za avtomatizacijo poteka dela. Zahodni sistemi so namenjena zagotovitvi popolne avtomatizacije in nadaljnje podpore prek različnih poslovnih procesov v organizaciji, medtem ko je velika večina domačih programov za avtomatizacijo le nekatere funkcije.

Stroški zahodnih sistemov približno giblje od $ 400 do $ 1000 za vsako delovno mesto, brez upoštevanja stroškov izvajanja, strojne in programske opreme, potrebne za zagotovitev normalnega elektronskega dokumenta. Pogosto self-uvod stane približno polovico običajne stroške licenc, saj je večina programa za avtomatizacijo poteka dela izvajajo različne promocije, vendar v nekaterih primerih je cena za red velikosti večja. Ena izmed najbolj težko je vedno projekt avtomatizacije finančne dokumentacije za izvedbo teh projektov stane približno 2-3 krat višji od stroškov licenc.

Domače programske opreme prodajajo po 200-600 $ na sedež, in poleg tega upoštevati stroške dodatnih programov in različne opreme. Na koncu, je izračun primerjalne vrednosti izvajajo na skoraj enak način kot v zahodnih sistemov.

lastnosti

V veliki večini primerov so prednostni smeri avtomatizacije so procesi, povezani z usklajevanjem dokumentov, na primer, proces začetne priprave in nadaljnje izvajanje proračunov. Vendar pa veliko ekip se zdaj uporabljajo pisarniške avtomatizacije in potek dela, ki je, z registracijskih postopkih iz odhodnih in dohodnih dokumentov.

Uvod v elektronski sistem ni bistveno drugačen od uvedbe drugih avtomatiziranih sistemov, zato je potrebno, da živijo na posebne značilnosti projekta.

Oblikovanje prostora za shranjevanje in vrhunskimi

Uvod dokument avtomatizacija v vsakem primeru zagotavlja določeno podjetij skladišča, v katerem lahko shranite vso dokumentacijo. Logična struktura za shranjevanje, razvoj in nadaljnje izvajanje varnostnih politik, kot tudi hierarhija shranjevanje dokument zahteva največjo natančnost in jih je treba izvesti v zgodnji fazi projekta.

Treba je opozoriti, da se funkcija za shranjevanje možno upravljati na začetku načrtovanja, zato je treba zgodnji fazi mogoče premakniti vse dokumente iz sedanje lokacije za shranjevanje v eni sami podjetniški skladišča. Kot rezultat, lahko uporabniki seznanijo z nobenim od glavnih nalog sistema, hkrati pa obvladuje in njegova uporaba. Pospešiti prilagajanje zaposlenih za izvajanje sistemov lahko z uporabo funkcije storitev, kot je opozoril na spremembe dokumentacije, zaradi pojava novih dokumentov, itd

Tako, potek dela, potrebna za vsako sodobno podjetje, ki si prizadeva za razvoj in izboljšanje svoje poslovanje.