Naloge upravitelja

Pogosto, zlasti v majhnih organizacijah, se pisarniški manager imenuje navadni tajnik. Ta post zveni veliko bolj trdno, toda dejstvo, da so naloge upravitelja urada drugačne od sekretarjev (čeprav imajo gotovo veliko skupnega), redko kdorkoli skrbi o tem primeru.

Kakšna je odgovornost tega zaposlenega? Najprej je pisarniški vodja odgovoren za delo z dokumenti. Zaposleni sprejema dopisnico, jo registrira, pošlje naslovniku in po potrebi pošlje arhivu. Prav tako sprejema prijave od drugih zaposlenih, jih prenese na podpis izvršnega direktorja, jih potrdi s pečatom in nato vrne. Naloge upravitelja pisarn vključujejo delo z notranjo dokumentacijo: izpis naročil ter njihova prijava, shranjevanje, pošiljanje v arhiv in računovodstvo, delo z odhajajočo korespondenco. Če je potrebno, bi moral biti sposoben delati s katero koli pisarniško opremo: telefaksom, optičnim bralnikom, kopirnim strojem ter dokumentom za tiskanje in tiskanje. Priprava prostora za predstavitve, vodenje zapisnikov sestankov, srečanje in sprejemanje gostov in strank podjetja sta tudi del naloge vodje pisarne.

Pogosto se mora zaposleni ukvarjati s tradicionalnimi tajniškimi nalogami: razpošiljanjem povabljenih partnerjev ali menedžerjev v hotele, rezervacijo sob, letalskih vozovnic in vlakovnih vozovnic. Odvisno od specifičnosti podjetja lahko pisarniški vodja zastopa tudi njegovo podjetje v poslovnih pogajanjih ter opravlja del nalog vodje kadrovske službe: iskanje novih zaposlenih, ustvarjanje spodbud in programov usposabljanja ter prijavo na delo. Včasih se ukvarja z izvajanjem informacijske tehnologije in razvojem novih programov.

Naloge upravitelja urada vključujejo vedenje:

1. Zakonodajni akti in predpisi, ki urejajo pravne, informacijske, poslovne dejavnosti družbe.
2. Osnove upravljanja, trženja, podjetništva in poslovanja.
3. Osnove sociologije, psihologije, etike poslovne komunikacije, dela z osebjem in javnostjo.
4. Postopek priprave poslovnih predlogov, poročil, načrtov, pogodb in dogovorov.
5. Osnove managementa, osnove ergonomije in zaščite delovne sile.

Poleg teh nalog je upravni uradnik odgovoren za izvedbo popisa v pisarni in zagotavljanje dobave (pisarniške potrebščine, papir in druge dobave), ki so potrebni za delo zaposlenih. Prav tako je dolžan voditi evidenco o teh materialih, zagotoviti njihovo izdajo, določiti postopek za prejemanje, organizacijo in spremljanje plačil za dobave. Naloge upravnega direktorja so nadzor nad stanjem pisarniške opreme, ki vključuje: operativni poziv poveljnika za popravilo, pravočasno zamenjavo potrošnega materiala (na primer kartuše), v primeru, da ni mogoče popraviti - zamenjavo pisarniške opreme.

Odvisno od pravil, sprejetih v podjetju in njegove velikosti, pisarniški manager sprejema klice in fakse, jih preusmerja na pravega zaposlenega, pošilja fakse, kliče stranke in partnerje ali spremlja delo sekretarjev, vključno s spremljanjem kulture njihovega govora. Tudi naloge vodje pisarne so spremljanje sanitarnega stanja same pisarne, organiziranje rednih popravil, pozivanje tehničnega osebja za odpravljanje težav (na primer zamenjava svetilk ali potopnih stikal).

Na splošno se lahko ta seznam poveča ali zmanjša glede na kraj dela. Zato je v fazi razpisa potrebno vprašati, kaj dela pisarniški vodja (naloge zaposlenega v tej družbi).