Arhivski zapisi organizacija za upravljanje: GOST, navodila, dokumenti, pravila. Smernice za upravljanje evidence arhivski

Arhivski pravila upravljanja zapisov vsebuje ključne zahteve za delo z dokumenti in materialov, ki niso vključene v sedanje dejavnosti podjetja. Ti so oblikovani v skladu s tem regulativnega okvira, zakonodajnega predelavo obseg, urejanje in shranjevanje podatkov. Ključni izrazi, uporabljeni v okviru sklopov standarda arhivskih evidenc upravljanja. Ko jih pripravi upošteva napredek pri uporabi tehnologije in sodobne informacijske tehnologije. Razmislite nadaljnje podlago arhivskega upravljanja dokumentov.

pojavnost

Smernice za arhivsko vodenje evidence se uporabljajo za vladne agencije. Ti so potrebni tudi za podjetja, ki opravljajo določene vrste dela. Še posebej, veljajo predpisi v delu opisu, registracije, ohranjanje in uporabo dokumentov arhivske sklada Ruske federacije, iz državnega premoženja.

Podenote podjetjih, ki delajo s filmom, fonografske, video, fotografije, zemljevidi, znanosti in tehnologije, informacij telemetrijo, z določbami, določenimi v načrtovanje in poročanje ureja.

Dolžnost in pravico, da oblikujejo organizacije v arhivu za začasno shranjevanje dokumentov RF AF zagotavlja podlago za sektorske zakonodaje (od leta 1993), položaj (iz leta 1994 in 1998). Regulativni okvir tvorijo pravnih aktov regionalnega pomena. Upoštevati pravila ne veljajo za dokumente, delo, ki je urejena z zveznim zakonom № 5485-1 in predsedniški dekret № 1203 od 30.11.1995 je

dokončanje

Gre za sistematično dopolnitev osnove dokumentarnega podjetniških enot. Pobiranje vključuje določitev:

1. Viri.
2. Sestava materialov, ki jih je treba sprejeti.

V okviru te dejavnosti poteka tudi neposreden prenos dokumentov v arhivu. Kot viri so:

1. enote podjetij.
2. Fizične osebe.
3. Podrejeni struktura.

Sestavek materialov

za arhivskega gradiva navodila za upravljanje določa, da je pridobitev se izvaja začasno (več kot 10 let) primere in trajno shranjevanje. povzema tudi podatke o zaposlenih. Primeri, v katerih je rok manj kot 10 let, kot velja, da arhivi niso prenesene. Ti so vsebovani v ustreznih delih podjetja. Ob koncu roka uporabnosti takšnih stvari je treba uničiti. Podrobnosti o individualne narave se posredujejo na zahtevo lastnika. Kasneje so poslani Državnega arhiva za trajno vsebine. Prenos mora biti tudi materiali Podjetja predhodnik dogovorjena podrejene strukture.

Arhivski vodenje evidence in nomenklatura

Pooblaščeni delavci, ki opravljajo delo z informacijskimi podjetje materialov, da sistematično seznam primerov. Poklical je nomenklatura. Ob nastanku označuje rok uporabnosti materialov. za arhivskega gradiva ročno upravljanje predpisuje pooblaščeni oddelek za spremljanje in olajšanje zagotavljanja storitev pri pripravi nomenklature. Sistematično seznam služi kot osnova za oblikovanje zalog informativnega gradiva za stalno in začasno (do 10 let) za shranjevanje. Nomenklatura je tudi pomemben računovodski dokument. Uporablja se za registracijo primerih začasno skladiščenje, vključno z dobo manj kot 10 let. Vzpostavljen sistem sistemizacija nomenklatura se lahko uporablja pri razvoju dejanja datotek kartica izvajajo.

razvrstitev

Vodenje arhivskega gradiva upravljanje se izvaja na treh vrstah nomenklature:

1. Tipično.
2. Zgledno.
3. Individualno (za posamezno podjetje).

Prvi določa sestavo materialov, pridobljenih v podobnih ustanovah. Standardna nomenklatura se šteje, da je regulativni dokument. Približna sistematizacija določa približno sestavo informativnih gradiv za podjetja, ki so zajeti v svoji tožbi, ki označuje indeks. Ima priporočilno značaj. Te vrste sistemizaciji uporablja pri tvorbi posameznega območja in prenesli vanj brez sprememb.

Značilnosti priprave

Dokumenti za arhivsko upravljanje podjetij evidence sistematizirati v predpisanem obrazcu v skladu z nomenklaturo strukturnih enot. Slednji se je treba dogovoriti in voditelji podpisali.

Nomenklatura podjetja se je v splošni obliki. To je bil parafiran vodja arhiva ali odgovorne osebe, ki jih je vodja zagotavljanja storitev ali pooblaščenega zaposlenega podpisan. Nomenklatura mora odobriti strokovne komisije, nato pa ga je direktor družbe odobril. Po izvajanju teh postopkov, vodje strukturnih oddelkov v podjetju, če je izvleček iz ustreznih oddelkov.

Nomenklatura za prihodnje leto oblikuje v zadnjem četrtletju tekočega obdobja. Uskladitev se opravi vsaj 1 krat v 5 letih. Če spremenite strukturo in funkcije v podjetju, novo nomenklaturo.

Postopek za pripravo zadeve

Tvorba imenovana skupina dejanja, opravljena v skladu z nomenklaturo. Arhivska organizacija za vodenje evidence vključuje sistemizacijo informacij v skladu z imenom mape. Ni dovoljeno združevanje dveh izvodih in osnutkov. Izjeme so visoke vrednosti vozila. ne smejo biti nameščene v mapi papirja, ki se je vrnil.

Vzdrževanje arhivsko vodenje evidence se izvaja pri zagotavljanju informacij centralizirano obdelava materialov storitev, in na decentraliziran - obeh strukturnih enot, in zgornji oddelek. Združevanje poteka pod neposrednim nadzorom oseb, odgovornih za varnost medijev za shranjevanje. Če je potrebno, lahko vključeni zaposleni v državni arhiv.

Ključne zahteve

Upravljanje arhivskega gradiva se izvaja v skladu z zahtevami predpisov. Pri oblikovanju mape z informacijskimi prevozniki morajo izpolnjevati naslednje pogoje:

1. Materiali za začasno in trajno skladiščenje so razvrščene ločeno.
2. Mapa je vključena v enem izvodu vsak papirja.
3. Mapa mora biti prisotni materiali za eno koledarsko leto. Te uredbe, vendar obstajajo izjeme. Ti vključujejo:

• osebne datoteke, ki se oblikujejo skozi celotno trajanje ustreznega zaposlenega;
• materiali in strukture izvoljenih stalnih odborov z njimi, poslanskih skupin, regimented v obdobju od sklica;
• Papir izobraževalne ustanove, ki se izvajajo in uvrščena v šolskem letu;
• gledališke materiali, ki opredeljujejo dejavnosti sezone;
• zgodovine, in tako naprej.

Mapa sme biti manjša od 250 listov do debeline največ 4 cm.

Združevanje upravnih aktov

Arhivski vodenje evidence zahteva sistemizacijo različnih vrst nosilcev informacij. To tudi atribut in upravnih aktov. Ti so razvrščeni glede na vrsto in kronologijo aplikacij:

1. Določbe statuta z ureditvenimi akti odobrenih, deluje kot priloge. Ti so združeni. Če so bile določbe, predpisi, statut odobren kot ločeni dejanji, ki jih sistematizirati v posameznih primerih.
2. Naročila in odločitve višjih struktur za njihovo izvajanje so razvrščene po področjih v podjetju.
3. Naročila, ki se nanašajo na osebje, sistematizirati po obdobju hrambe. Z veliko količino informativnega gradiva pomo`ne dejanja na različnih straneh družbe, v skupini posebej.
4. Naročila na ključnih področjih dejavnosti so sistematizirati ločeno od dejanj v zvezi z osebjem. Na primer, je vrstni red arhivskega upravljanja dokumentov, vključenih v isti mapi, in imenovanje vodje direkcije - v drugo.
5. Odobrene omejitve, poročila, ocene, razčlenjeni liste, načrte in tako naprej. razvrščene ločeno od njih projektov.
6. Lokacija dokumentov v osebne spise se izvajajo v vrstnem redu, kot smo jih prejeli.
7. Obraza menice plač zaposlenih sistematizirati v ločenih mapah. Urejene so po abecednem vrstnem redu.
8. Pritožbe, predlogi, pritožbe državljanov, ki se nanašajo na dejavnost družbe, evidenca njihovo spoštovanje in izvajanje so razvrščene ločeno od pritožb posameznikov za osebne zadeve.
9. Sistematika korespondence se običajno izvaja v koledarskem obdobju v kronološkem vrstnem redu. V tem primeru, so odgovori dani po vprašanj. V primeru podaljšanja korespondence o določeni temi, ki se je začela v preteklem letu, dokumenti vključeni v mapi tekočega obdobja. V tem primeru kaže indeks v preteklem letu.

Izdelava informacijskih nosilcev sprejete za hrambo

Arhivski vodenje evidence ponuja številne zahteve za strukturne enote, ki delajo s papirnih dokumentov. Izdelava prevozniki lahko delna ali popolna. To je odvisno od časa shranjevanja. Polna registracija se izvaja v zvezi z začasnimi dokumentov (nad 10 let), stalne vsebine, kot tudi akti o zaposlenih. To vključuje:

1. Platnice / mapa vezivo.
2. Oštevilčenje listov.
3. Sestavi page-pričo.
4. Oblikovanje notranjega inventarja, če je potrebno.
5. Izdelava prilagoditve podrobnosti pokrivne folije. Ti lahko dotaknete ime podjetja, registracijsko številko mape, skrajne rok, in tako naprej.

Materiali za začasno skladiščenje, vključno z dobo manj kot 10 let, ki poteka v delu. Torej, ni dovoljeno izvesti sistemizacijo papirjev v mapi, ne oštevilčenih seznamov, ne biti oznake zagotovil.

nianse

Arhivski vodenje evidence - dejavnost, pri kateri strokovnjaki zagotavljajo ne le informacijskih nosilcev varnosti, ampak tudi priložnost za delo z njimi, če bi bilo to potrebno. V ta namen so dejanja, ki predstavljajo mapo, ki jo štiri punkcijo vloženo v pokrovu lepenke. So tudi dovoljeno, da se veže razmišlja o možnosti branja besedila, resolucije, rok vizumov v vseh časopisih.

V pripravah skupina vseh kovinskih pritrdilnih elementov se odstranijo. Materiali, namenjeni za trajno shranjevanje in je sestavljen iz posebej dragocenih ali neoblikovano akti se nahajajo v mapah ograjenih tri ventil z vrvicami ali v posebnih škatlah.

Ko je prisotna v neuveljavljenega dokumentov osebne narave (dela knjige, kartice, vojaški kartice, itd). Ti so mu v posebni ovojnici in ga vložila v ostalih materialov. Na koncu mape mora biti prisoten prazen ploščata priča. Na začetku mape zašite obrazec za notranjo inventarja. Da bi zagotovili varnost in red ureditve posameznega lista papirja oštevilčene z arabskimi številkami. To pravilo ne velja za stran, in oblike priča za popis. Številka je dal s svinčnikom v zgornjem desnem kotu.

List, priča

Narejena je po naročilu. Vsebuje besede in številke:

1. Število listov z številčenje.
2. Število strani notranjega inventarja.

List, priča tudi določa oštevilčenje specifičnost. Predvsem, da se ugotovi, ali obstaja črkami indekse, manjkajoče kode, številke strani s lepljenih slikami, strani velikega formata, in tako naprej. Poleg tega je na listu, kažejo na prisotnost tiskanja brošur v mapi, če niso bile označene v glavnem številčenja. Lista priča vised prevajalnik. Kasnejše spremembe v stanju in sestavi mape morajo biti označeni v njem s sklicevanjem na ustrezne akte. To se ne sme narediti stanja-pričo na naslovni strani mape ali neto prometa na zadnji strani dokumenta v njem.

notranji inventar

To je oblikovan za informacijsko skladiščenje in računovodstvo dejstev (več kot 10 let) in stalno vsebino. Notranja popis kot zberejo za podjetja, ki jih sorte dokumentov ustvarjenih, naslovi, katerih vsebine niso bile razkrite. Obrazec je treba predložiti podatke o serijskih številk napadov v indeksov mapi, naslovi, datumi in številkami strani.

Za notranjega inventarja priložen povzetek zapisa. To je navedeno v številkah in besedah število dokumentov, vključenih v njem, kot tudi število listov ga tvorijo. Odobrava notranjega inventarja prevajalnik. Če je mapa vezana ali speti pusta, je sestavila seznam pritrjena na notranji strani sprednjega pokrova.

Spremembe v sestavi materialov se mora odražati v mapi "opombe". Natančneje se nanaša na odstranitev, zamenjavo kopij, vključno z dodatnimi dokumenti v mapi. Hkrati je odložil sklicevanje na ustreznih aktov. Če je potrebno, se lahko oblikujejo z novim vstopom v stanja, ki povzema notranjega inventarja, kot tudi vpis priča mapo.