Organizacija dela z dokumenti

Delo z HR dokumentov ima poseben vpliv na kakovost delovanja upravnega aparata, kot tudi nastanek in delovno kulturo zaposlenih. Bolj strokovno delo poteka, bolj uspešna dejavnost podjetja kot celote.

Notranji potek dela za vsako podjetje, vključuje različne ukrepe za pripravo, podporo, polnjenje, kopiranje, prenos poslovnih informacij. Praksa kaže, da je okoli sedemdeset odstotkov zaposlenih časa preživijo na teh dejavnosti. Treba je povedati, da je organizacija dela je z dokumenti vse bolj pomembna. Danes je ta dejavnost šteje, da je eden od glavnih dejavnikov konkurenčnosti sodobnega podjetja.

Organizacija dela z dokumenti, zahteva poseben pristop za sprejem in obdelavo poslovnih podatkov, usklajevanje procese nastajanja in sprememb podatkov. Pravilna organizacija dela z dokumenti skrajša čas za iskanje in povečuje natančnost, pravočasnost, odpravljanje redundance.

Glede leti prakse so bili proizvedeni v tri glavne vrste dela z dokumentacijo: mešane, decentralizirane in centralizirane.

Slednja oblika vključuje osredotočenje na strukturiranje različnih razpoložljivih operacij pri vodenju ene same enote v podjetju. Tako se enota lahko skupno ali oddelek osebje, pisarne in podobno. Vodenje evidenc lahko ena oseba, ki je tajnica. V vsakem primeru pa bo delitev odgovornosti ali zaposlenega vključujejo izvajanje celotnega cikla ukrepov za obdelavo dokumentacije o prejemu posredovati oddelku za arhiv. Te dejavnosti vključujejo sprejem, obdelavo poslovnih informacij, registracijo, skladiščenje, nadzor nad izvajanjem, pošiljanje, referenčne in informacijske operacije, naročanje pred prenosom v arhiv.

Centralizirana organizacija dela z dokumenti, šteje, da je najbolj učinkovita, in zato bolj zaželena. To je še posebej pomembno v majhnih podjetjih. S to metodo, sistemizacija dokumentacije bistveno zmanjša stroške ukrepov za obdelavo podatkov. Poleg tega je bistveno izboljšala organizacija dela zaposlenih. V tej obliki poteka dela bolj učinkovito delovno pisarniško opremo, dosegli enotnost v metodologiji in upravljanju dejavnosti, povezanih z obdelavo dokumentacije.

Nasproti centraliziranega sistema je decentraliziran sistem. V tem primeru je njegova služba za delo z dokumentacijo, ustvarjenega za vsako enoto. V teh enotah, se vse operacije izvajajo samostojno. Decentralizirani sistem je bolj značilna za tiste institucije in organizacije, ki so predalih v različnih naprav teritorialnem smislu. Poleg tega je ta operacijski sistem je primeren za tista podjetja, dokument, v katerem je drugačna posebnost (npr, da je treba zagotoviti varovanje informacij).

Najbolj pogosti, medtem, je oblika mešanega sistema. V tem primeru je določen del vseh operacij (kot pravilo, za sprejem in obdelavo poslanih in prejetih dokumentih, shranjevanje, kopiranje), se izvaja v centralni enoti. Strukturni deli podjetja hkrati izvaja s tiskanjem dejavnosti (oblikovanje), urejanje, shranjevanje in priprava za dostavo v arhiv.

Izbira ene ali druge vezja z dokumentacijo, se izvaja v skladu s strukturo podjetja.