Zahteve za arhiviranje. Osnovna pravila arhivov organizacij

Arhiv lahko obstaja kot ločena strukturna podrazdelitev organizacije ali pa je sestavni del pisarniškega dela. Odvisno od obsega obstoječega delovnega toka.

Kako ga organizirati

Ustvarjanje arhiva katerega koli podjetja ali organizacije zahteva izvajanje določenih dejavnosti:

1. Potrebno je izbrati ustrezno skladišče za dokumente in ga ustrezno opremiti.
2. Paziti je treba, da bi ustvarili takšne pogoje, ki bi ustrezali normativnim.
3. Potrebno ga je opremiti s tehničnega vidika - za nakup in namestitev potrebne opreme za arhiv.
4. Depozitar mora organizirati postopek za organiziranje arhiviranja vseh potrebnih dokumentov.
5. Ureditveni okvir te enote je treba razviti in odobriti.

Izvajanje teh ukrepov zagotavlja ohranjanje arhivskih dokumentov in njihovo vzdrževanje v zahtevanem stanju.

Kdo je arhivist?

In kakšne so zahteve za tiste zaposlene, ki bodo organizirali arhive in nadaljnje shranjevanje dokumentov? Ali se staliśća njihovega skrbnika in, na primer, uradnika ali sodnega tajnika zdrużijo?

Arhivar je specialist, katerega naloga je organizirati arhivske dejavnosti. Za varnost dokumentov, ki so mu zaupani, je v celoti odgovoren. Njegovo delo je nemogoče brez prehoda določene naloge ali celo (če je potrebno) pripravništva v instituciji Državnega arhiva.

Njene funkcije se lahko prenesejo na drugega zaposlenega, kar je delo s krajšim delovnim časom. Praviloma so naloge arhiviste dodeljene posameznemu zaposlenemu, če je obseg shranjenih dokumentov dovolj velik. V velikih organizacijah tabela za osebje določa ločeno delovno mesto za ta namen. V istem primeru se navadno pripravi uradno navodilo, ki navaja vrste dela, ki so zaupane arhivu, ter njegove dolžnosti in pravice.

Glavna stvar je red

Primeri v arhivih organizacije se prenašajo po posebnem načrtu. Njeno kompilacijo je treba uskladiti z vodji vsake strukturne enote, ki morajo prenesti dokumente in odobriti arhiv. Ker se delovni dokumenti v arhivu ne shranjujejo le, temveč se redno uporabljajo, je treba določiti pravila za njihovo izdajo (če je potrebno) glede na prijave, ki jih predložijo zaposleni v organizaciji, pa tudi tretje zainteresirane strani.

Izdajanje dokumentov je treba navesti v nekaterih knjigah za registracijo. Za obdelavo postopka obstajajo zahteve-naročila, akti za prenos primerov za postopek začasne uporabe zunanjim organizacijam (med drugim lahko vključujejo tožilstvo in sodišče). Dokumenti se izdajo do enega meseca svojim zaposlenim in do treh mesecev predstavnikom zunanjih struktur.

Osnovna pravila arhivov organizacij

Arhiv deluje kot tudi vsaka strukturna podrazdelka na podlagi posebnega predpisa, ki ga je odobril vodstvo. Njegovi zaposleni pri svojem delu upoštevajo lastne opise služb. Predpisi, sprejeti v podjetju, določajo osnovna pravila za delovanje arhivov organizacij (status, funkcionalnost, merilo pravic in odgovornosti ter sestavo potrebne dokumentacije). Njegove glavne naloge so:

1. Dokončati arhiv z dokumenti, katerih sestava je navedena v posebnem oddelku te uredbe.
2. Voditi evidenco o materialih in zagotoviti njihovo varnost.
3. Razviti znanstveni in referenčni aparat na razpoložljive dokumente.
4. Omogočite postopek za uporabo arhivskega gradiva.

Če ima organizacija dokumente, ki se lahko nanašajo na sklad za arhiviranje Ruske federacije, jih nato pripraviti in prenesti v trajno shranjevanje v državni repozitorij, je ena od zunanjih nalog te strukturne enote.

Njegova funkcionalnost

Funkcije arhiva sistematično sledijo nalogam, ki so mu dodeljene. Glavni so naslednji:

1. Ohranite sezname virov lastne pridobitve, to je organizacij ali strukturnih enot.
2. Prejmite od njih v pravilni obliki dokumentov za shranjevanje.
3. Upoštevajte prejete materiale in zagotovite njihovo popolno varnost.
4. Ustvarjanje in vzdrževanje sistema pomoči v zvezi z arhivsko dokumentacijo.
5. Ohranite informacijski značaj vodstva in vseh strukturnih enot svoje organizacije.
6. Organizirati izdajo in uporabo dokumentacije v skladu s prošnjami posameznikov in tretjih oseb, da se upošteva in analizira proces te uporabe.
7. Pripravite izjave in uradne odgovore na zahteve državljanov socialno-pravne narave.
8. Izvajati dejavnosti za ocenjevanje vrednosti posameznega dokumenta, organizirati postopek njihovega prenosa v trajno shranjevanje v občinski ali državni arhiv (v primeru, ko je ta organizacija eden od virov pridobivanja zgornjih arhivov).
9. Za preverjanje pravilnosti registracije in oblikovanja arhivskih primerov v virih nabave - tako v lastnih strukturnih enotah kot v drugih organizacijah.
10. Organizirajte delo pri vodenju poslovne nomenklature podjetja.
11. Zagotoviti praktično in metodično pomoč pri delu z dokumentacijo vsaki strukturni enoti.
12. Sodelujte v procesu razvoja arhivskega poslovanja in podpore za upravljanje dokumentov.
13. Sodelovati pri dejavnostih, ki se izvajajo za izboljšanje spretnosti arhivskih delavcev in zaposlenih na delovnih mestih, povezanih z dokumentacijsko podporo vodstva.

Kje ga postaviti

Poglejmo zdaj, kakšne so zahteve za namestitev arhiva. Najpomembnejša stvar, ki jo je treba upoštevati, je, da se ne sme postaviti v kakršnekoli objekte, ki so razpadli, stavbe iz lesa, stavbe, ki lahko vsebujejo ne samo osnovne prostore, temveč tudi podstreški s kleti, kot tudi v stavbah, Ogrevanje peči.

Če je struktura v celoti prilagojena hrambi papirnih dokumentov, je za arhiv nujno rezervirana izolirana soba.

Če vaša organizacija v bližnji prihodnosti načrtuje ustvarjanje lastnega arhiva, se lahko seznanite s seznamom zahtev, ki jih je treba upoštevati pri pripravi. Torej, kakšne so osnovne zahteve za arhiviranje, katerih naloga je, da skrbno in zanesljivo shranite vso potrebno dokumentacijo?

Seznam, kaj mora biti na voljo

1. Arhiv.
2. Prostor, namenjen sprejemu dokumentov, njihovemu začasnemu shranjevanju in aklimatizaciji.
3. Prostor, v katerem bodo dokumenti uporabljeni.
4. Delovna soba (ali soba) za zaposlene.

Ko kraj ni dovolj ...

V primeru, da območje arhiva ne omogoča razporeditve več sob, je treba en prostor razdeliti na območja, ločena s pregradami. Glavna zahteva, ki se mora v tem primeru strogo držati - ločena od kraja shranjevanja dokumentov in dela z njimi.

Posebno stavbo ali zgradbo, zgrajeno kot skladišče dokumentov, ki se uporablja kot arhiv, je treba odstraniti z nevarnih predmetov glede možnosti požara. Primeri teh so parkirišča, bencinske črpalke ali garaže. V neposredni bližini stavbe ali lokacije arhiva ne sme biti nobenih predmetov, ki bi služili kot viri onesnaževanja zraka.

V idealnih razmerah morajo biti arhivi vedno postavljeni v ločeni zgradbi, ki je zgrajena samo za to stavbo, zgrajeno v skladu z vsemi potrebnimi predpisi in predpisi. Toda na žalost realnost narekuje njene pogoje, v večini organizacij pa se dokumenti shranjujejo v že obstoječe prostore, pretvorijo in prilagodijo za te namene.

Kaj pravijo pravila

Seznanimo se z regulativnimi zahtevami za stavbe in prostore arhiva. Ti so naslednji:

1. Stavba, kjer naj bi bila predvidena skladiščna zmogljivost, je treba obravnavati kot upravno. Prepovedano je arhiviranje, kjer se hranijo gostinske storitve, zaloge hrane, shranjujejo snovi iz kategorije ognjevarne in agresivne ter se uporabljajo ustrezne kemične tehnologije.
2. Ni ga mogoče namestiti v neogrevani prostor in kjer se ne upoštevajo sanitarne in higienske zahteve. Nedopustnost razpadle arhivske stavbe je že omenjena zgoraj.
3. Še posebej pomembno je upoštevati požarne zahteve za namestitev arhiva. Njena varnost za morebitne požare je eden od osnovnih pogojev za zanesljivo shranjevanje dokumentacije. Januarja 2009 je Ministrstvo za kulturo Rusije s sklepom št. 3 sprejelo več regulativnih zahtev, določenih v posebnih pravilih požarne varnosti državnega in občinskega arhiva Ruske federacije. Ko shranite dokument, je treba to uredbo strogo upoštevati.
4. Gradnja stavbe mora zagotoviti, da je ni mogoče poplaviti. Prostor mora imeti rezervni izhod. V nobenem primeru ne sme priti skozi glavni cevovod (vodni ali plinski).

Ali je mogoče arhiv postaviti v klet?

Zelo priporočljivo je, da arhivskega skladišča ne postavite v kletno sobo, v zgornje nadstropje, ali da ne boste več opremili prostora podstrešja.

V primeru akutne nujnosti lahko pride do izjem tega pravila. Izvedejo se, ko je klet suha in dobro ogrevana, opremljena z umetnim prezračevanjem, ki lahko v eni uri omogoči dve ali trikrat izmenjavo zraka. Arhiv v zgornjih nadstropjih ali v podstrešju je možen le, če je zagotovljen ustrezen režim temperature in vlažnosti.

Zelo pomembne so zahteve za namestitev arhiva glede na napravo za ožičenje. Zaprta mora biti s hermetičnimi vtičnimi vtiči. Vrvice prenosne električne opreme so opremljene z izolacijo iz gume. V prostorih ne morete imeti skladišča splošnih ali nadstropnih stikal.

Neprasušilni in ne-korozivni materiali so izbrani kot gradbeni materiali za zaključevanje arhivskega skladiščenja. Sistem za gašenje požara mora biti opremljen z nevtralnimi sredstvi, varen za dokumente. V skladišču ni dovoljeno uporabljati ognja, vklopiti grelne naprave ali postaviti tuje predmete.

Povzemimo rezultate

Po tem, ko izbrano območje uskladi z vsemi zgoraj navedenimi zahtevami za arhiviranje, se sprejme končna odločitev, ali je primerna ali neuporabna. Takšna odločitev je možna po preverjanju s sanitarno-epidemiološkim pregledom in državnim gasilskim nadzorom. Arhiv lahko postavite tam, kjer je predviden, šele po postopku za opravljanje natančnega pregleda.

Njegov namen je pojasniti požarno odpornost prostora in določiti ustrezno stopnjo, preveriti glavne strukture za vzdržljivost, preveriti trdnost tal med tlemi glede potencialne obremenitve (oprema za arhiv in težo shranjene dokumentacije), preveriti razpoložljivost in trenutno stanje prezračevalnih in ogrevalnih sistemov.

V revizijo sodelujejo predstavniki organizacije (navadno zaposleni v prihodnjem arhivu) in zaposleni vseh relevantnih služb - gradbeništva, ognja, varnosti itd. Rezultati pregleda se odražajo v končnem poročilu.