Pismo službe (vzorec)

Storitveno pismo je dokument, ki je sestavni del poslovne komunikacije. Najpogosteje se prenaša prek poštne komunikacije in služi kot poseben način za izmenjavo informacij.

Osnovni pojmi

Poslovna korespondenca je potrebna za reševanje različnih gospodarskih ali proizvodnih problemov. Podjetja in organizacije s svojo pomočjo komunicirajo z zunanjim okoljem: partnerji, stranke ali vladne agencije. Za to se običajno uporablja poslovno pismo.

To je običajno imenovan pisni dokument, ki je lahko:

• Odziv na prej prejeta sporočila ali zahteve;
• Spremni dokument, naslovljen naslovniku skupaj z drugimi dokumenti ali gradivi;
• Pismo pobude, če je drugačen način komuniciranja nemogoč.

Vsaka od teh možnosti ima svoje značilnosti. Kljub temu obstajajo splošna pravila, v skladu s katerimi se navadno pripravi katerikoli uradni dopis. To je razumljivo, ker je s poslovno korespondenco, na primer, najpogosteje začne sklepanje večine transakcij. Pravilno oblikovan dokument lahko naslovniku o prihodnjem možnem partnerju ustvari ugoden vtis.

Vrste poslovnih pisem

Odvisno od informacij, ki jih vsebuje uradno pismo, je lahko:

1. Spremljaj. V primeru, da vsebuje sporočilo, da obstaja paket aplikacij.
2. Zahtevek. To pomeni, da izraža nezadovoljstvo s to ali tisto situacijo (zahtevek).
3. Navodila. V besedilu so navedena posebna navodila.
4. Garancija. Pošiljatelj potrjuje izpolnjevanje obveznosti iz dokumenta v prihodnosti.
5. Informativno. V pismu so informacije, ki bi lahko zanimale naslovnika.
6. Oglaševanje. Zagotavljajo se informacije za privabljanje sodelovanja.
7. Pismo-obvestilo. Informacije o organizaciji javnih prireditev.
8. Potrditveno pismo. Ugotovil je dejstvo, da je dobil določene dokumente ali materiale.
9. Pismo z zahtevo. Besedilo vsebuje sklicevanje na motivacijo naslovnika za ukrepanje.
10. S pismom. Pošiljatelj v njem zagotavlja posebne informacije, ki so v skupnem interesu strank.

Namen teh dokumentov je vzdrževati povezave med organizacijami ali njenimi strukturnimi enotami.

Priprava pisnega zahtevka

V zadevah sodelovanja včasih nastanejo primeri, ko ena od strank zaradi enega ali drugega razloga ne izpolnjuje svojih obveznosti. V tem primeru partner najprej pošlje pismo svoji nasprotni stranki. V njem praviloma določa svoje predloge za odpravo kršitve njegovih zakonskih pravic. To je uradno pismo. Vzorec takega dokumenta se lahko izvede samovoljno. Upoštevati je treba naslednje točke:

1. Stil pisanja bi moral biti formalno-poslovno z vzpostavitvijo partnerstva.
2. Bistvo trditve mora biti jasno izraženo.
3. Med predstavitvijo informacij je potrebno prepričljivo delati s konkretnimi dejstvi.

Zahtevek mora vsebovati:

• Zahteve pošiljatelja (ime, povratni naslov in telefoni za sporočanje);
• Popolne informacije o naslovniku;
• Opis okoliščin, v katerih je prišlo do konfliktne situacije;
• Sklicevanje na pravne norme, ki jih je s strani nasprotne stranke kršila;
• Posebne zahteve za odpravo kršitev z navedbo roka njihovega izvajanja;
• Posledice, ki se lahko pojavijo, če nasprotna stranka izogne izvršitvi.

Posebno pozornost je treba nameniti oblikovanju uradnega pisma. Vzorec mora biti zasnovan tako, da storilec tega ne dojema kot grožnjo. Ne smemo pozabiti, da je to le opomnik z zahtevo po spoštovanju zakona.

Pravila oblikovanja

Posebno pozornost je treba nameniti registraciji pisem za storitve. Res je, da zakon ne predvideva nekaterih strogih pravil in predpisov.

Kljub temu je pri pripravi teh dokumentov potrebno upoštevati naslednje obvezne točke:

1. Vsako poslovno pismo mora biti napisano na obrazcu. Vnaprej ga razvijejo strokovnjaki za vodenje evidenc in jih odobri naročilo vodje podjetja.

2. Dokument mora vsebovati določene pogoje:

2.1. Informacije o prejemniku in pošiljatelju.

2.2. Odhodna številka in datum tega pisma. To je potrebno za registracijo.

2.3. Sklic na podobne informacije o zahtevi za črko, če je ta dokument odgovor na to.

2.4. Glava.

2.5. Informacije o razpoložljivosti aplikacij s svojimi imeni in številkami.

2.6. Informacije o osebi, ki je podpisala ta dokument (položaj in polno ime).

3. V pismu je treba obravnavati samo eno vprašanje. Prisotnost več tem bo otežila izbiro izvajalca.

4. Informacije je treba navesti zelo kratko, vendar je razumljivo. Zaželeno je, da besedilo ne sme preseči dveh strani.

5. Pravilno določite pogoje prejemnika. V primeru organizacije je treba upoštevati naslednje zaporedje:

5.1. Ime podjetja (v nominativnem primeru).

5.2. Strukturna enota (če je potrebno).

5.3. Naslov naslovnika (v dativnem primeru).

5.4. Njegove začetnice.

5.5. Poštni naslov podjetja.

6. Če je več prejemnikov, najprej navede glavno, nato vse ostale.

Če upoštevate vse te trenutke, potem načrtovanje poslovnih pisem načeloma ne bo težko.

Vrstni red predstavitve

Da bi bil dokument pravilno sestavljen, je treba upoštevati določen red informacij v njem. Na primer, lahko razmislite o možnosti pisanja pisnega odgovora na službo. Za začetek se morate zavedati, da se morate v skladu s pravili etikete odzvati na informacije v roku 24 ur od trenutka, ko ga prejmete. Če je to elektronsko sporočilo, optimalni čas ni več kot dve uri. Če takega pravila ni mogoče upoštevati, je bolje, da pošljete ustrezno sporočilo partnerju.

Sama črka bo dejansko sestavljena iz dveh delov:

1. Uvodna beseda. Pošiljatelj predstavlja temo, razlog in razloge za njegovo pisanje. Tu se je mogoče sklicevati na normativne akte, ki po zakonu služijo kot podlaga za zagotavljanje odgovora. Poleg tega je treba posvetiti pozornost nekaterim točkam o zadevnem položaju. Pomagali bodo razkriti bistvo zadeve.
2. Osnovno. Ta del je namenjen razjasnitvi in prepričanju. Besedilo mora biti jasno, jasno in jedrnato ter predstavljena dejstva preverjena in objektivna. Če je potrebno, jih je mogoče potrditi z dejanskimi številkami.

Po takšnem besedilu navadno sledi seznam aplikacij. Dokument se konča s podpisom pošiljatelja. Poleg tega morate vedeti, kako napisati poslovno pismo, da ne bi užalili naslovnika. Najprej je priporočljivo začeti naslavljati z besedno zvezo "Dragi". Drugič, v besedilu lahko uporabite gerundske fraze, kot so "natančno preučevanje vaših predlogov" ali "skrbno preverjanje vaših komentarjev". Taka spoštovanje do bontona bo koristilo samo obema stranema.

Postopek

Priprava službenih pisem je v pristojnosti uradnikov, tajnikov ali drugih uslužbencev, ki jim je zaupana. Pri odhodu na delovno mesto morajo pri svojih dejanjih upoštevati določene ukrepe. Postopek priprave takšnega dokumenta običajno poteka v naslednjih fazah:

1. Previdno preučiti okoliščine te težave. Treba je popolnoma obvladati razmere, da bi lahko pravilno ocenili možne rešitve.
2. Priprava pisma. Tukaj je treba upoštevati vse zgoraj navedene zahteve.
3. Uskladitev pripravljenega besedila. Včasih je treba urediti ob upoštevanju komentarjev upravitelja. Lahko poda kakršna koli pojasnila ali pojasnila o tej temi.
4. Odobritev vodje.
5. Končna prijava in podpis dokumenta.
6. Registracija pisma.
7. Pošiljanje korespondence prejemniku.

Šele po tem, ko gre skozi vse te faze, bo pismo, ki bo doseglo naslovnika, lahko izpolnjevalo poslanstvo, ki mu je zaupano.

Obvezna ureditev

Če želite urediti poslovno pismo, je treba upoštevati, da je njegova prva stran nujno natisnjena na posebni obliki. Za ostale lahko uporabite običajne prazne liste velikosti A4. Ne smemo pozabiti, da ima tekstovno polje svoje meje: zgornji in spodnji sta 2 centimetra, leva 3,5 centimetra, desna 1 centimeter. Ne prekrivajte standardnih velikosti, da se prilegajo informacijam na enem listu. Bolje je upoštevati vsa pravila in dodati dodatno stran.

Besedilo bi morali vnesti v skladu z vsemi pravili:

1. Za tiskanje uporabite standardno pisavo Times New Roman. Najbolje je, da ne uporabite drugih možnosti.

2. Velikost pisave je prav tako urejena:

• Za glavno besedilo - 14;
• Razporeditev strani in opomba o uspešnosti - 12.

3. Kraj podrobnosti se opravi tudi v skladu s pravili:

• Interval med vrsticami je 1;
• Poravnava besedila se opravi "po širini";
• Prenosi se samodejno dajo;
• Razdalja od registrske številke do naslova je 2 vrstični razmiki, od nje pa do glavnega besedila je 3.

Skladnost s temi predpisi je obvezna za pravilno obdelavo pisem ustreznega namena.

Lokacija rekvizitov

Da bi pravilno oblikovali standardno poslovno pismo, je treba jasno vedeti, kje naj se nahajajo njegove zahteve in sestavni deli. Odgovori na ta vprašanja vključujejo GOST R 6.30-2003. Podrobno je obrazec uradnega pisma. Dejansko je to vzorec, v katerem se na vseh ravneh nahajajo vsi potrebni dokumenti. Potreben je za:

1. Združite proces formaliziranja poslovnih (poslovnih) pisem.
2. Imeti možnost, da predhodno pripravi standardne obrazce, hkrati pa zmanjša potrebo po ročnem izvajanju dela dela.
3. Olajšajte in skrajšajte čas iskanja vizualnih informacij.
4. Razširite možnosti za obdelavo črk z uporabo računalniških in drugih tehnik.

Torej, za tipično poslovno pismo obstaja 30 standardnih rekvizitov, ki se nahajajo na enajstih obveznih področjih:

• Emblem in emblem;
• Avtor;
• Začetni podatki;
• Glava;
• Odobritev;
• Naslovnik;
• Resolucije;
• Besedilo;
• Podpisi in prijave;
• Sporazum in zagotovilo;
• Marks.

Dajanje informacij v določenih sektorjih omogoča strokovnjakom, da bolje krmilijo dokument, navadnim uporabnikom pa olajšajo postopek njegove priprave.

Osnovne zahteve

Nekateri menedžerji napačno verjamejo, da se poslovna korespondenca lahko izvaja samovoljno, ne da bi upoštevali norme in pravila. Toda strokovnjaki, ki so odgovorni za to, morajo poznati osnovne zahteve za uradne črke:

1. Prisotnost posebne (lastniške) oblike.
2. Pravilna uporaba in postavitev rekvizitov.
3. Besedilo bi moralo biti berljivo in dobro urejeno. Če želimo poudariti bistvo zadeve, je bolje dati prednost preprostim skupnim predlogom. Na kratko je treba razložiti, tako da vsaka beseda vsebuje največ informacij.
4. Glede na vrsto je treba dokument ustrezno zasnovati. Pismo lahko vsebuje tudi več vidikov. V tem primeru je treba pri predstavitvi poskusiti združiti.
5. Pravilna uporaba norm, določenih za tipkanje.
6. Poskrbite, da vsebina pisma ne bi bila kategorična. Prejemnik lahko te stavke obravnava kot grožnje. Pri sestavljanju stavkov je bolje uporabiti uvodne besede vrste "očitno", "kot je znano", "mogoče" in "na naslednji način".

Izpolnjevanje teh zahtev v praksi omogoča pravilno upravljanje pretoka dokumentov v podjetju.